Driessen

Bij Driessen vind je vacatures in de sectoren overheid, onderwijs en zorg in heel Nederland. Ieder jaar creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.


Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse

Ben jij een ster in complex agendabeheer een krijg jij energie van het ontzorgen? Lees dan snel verder!

In samenwerking met Waterschap Aa en Maas in 's-Hertogenbosch zijn wij per medio februari op zoek naar een secretaresse voor 20 uur per week voor de duur van 4 maanden. Het betreft vervanging voor zwangerschapsverlof. De uren zijn verdeeld over 3 of 4 dagen.

De gesprekken bij de opdrachtgever vinden plaats op woensdagmiddag 20 januari. 

Wat ga je doen?

Jij weet als geen ander: een efficiënte werkdag vraagt om goed agendabeheer, anticiperen, en handelen als dat nodig is. Je denkt in scenario's, waardoor je vooraf al precies weet hoe je moet handelen als zich onverwachte situaties voordoen. Daarnaast houd je de dagplanning in de gaten en overzie je de week. Intussen verwerk je overeenkomsten, orderbonnen en inkoopopdrachten in een documentmanagementsysteem. Zo ontzorg je als secretaresse elke dag opnieuw het hoofd van de afdeling Informatiestaf.

Voor het agendabeheer check je regelmatig de inkomende e-mails die aan het hoofd van de afdeling zijn gericht. Dat kan bijvoorbeeld een uitnodiging zijn voor een overleg. Jij bepaalt of het doel van het bericht duidelijk is en of alle informatie aanwezig is voor een goede voorbereiding. Als een mail vragen oproept, zorg je voor duidelijkheid. Eventueel ga je achter ontbrekende stukken aan, bijvoorbeeld door contact te leggen met een collega van de afdeling Informatiestaf of een externe partij, zoals de provincie Noord-Brabant. Meldt een medewerker van het waterschap zich via e-mail af voor een vergadering? Dan zorg jij voor een vervanger met de juiste kennis.

Je bent ook degene die mensen ontvangt voor afspraken. Ook denk je continu een stap vooruit, waarmee je jouw baas optimaal ontlast. Zo geef je een subtiel seintje als een overleg uitloopt. Daarmee zorg je ervoor dat vertragingen beperkt blijven. Zo is elke werkdag dynamisch en uniek voor jou.

Wat beloven wij jou?
  • Een afwisselende baan bij een overheidsorganisatie;
  • Een reiskostenvergoeding conform regeling opdrachtgever;
  • Je wordt beloond met een marktconform salaris van minimaal € 2.306 en maximaal €2.929 schaal 6, conform cao Waterschappen;
  • Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;
  • Korting bij meer dan 300 sportscholen, verspreid door heel Nederland;
  • Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;
  • Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris.
Wat vragen we van jou?
  • Minimaal een mbo 4-diploma in een relevante richting, bijvoorbeeld een administratieve of secretariële opleiding;
  • Minimaal drie jaar ervaring met secretarieel werk;
  • Kennis van en ervaring met een documentmanagementsysteem;
  • Kennis van en ervaring met geautomatiseerde systemen;
  • Zowel mondeling als schriftelijk goede communicatieve vaardigheden.
Je competenties en talenten:

Je geniet ervan als je zaken voor elkaar krijgt. Plotselinge veranderingen in de agenda vang je op door snel te schakelen en actie te ondernemen. Dat doe je met een gezonde dosis zelfvertrouwen en met oog voor de klant. Je kunt bovendien goed werken in een dynamische en soms stressvolle omgeving.

Wat verder goed is om te weten

Hier ga je werken
Het hoofdkantoor van Waterschap Aa en Maas, dat in 's-Hertogenbosch is gevestigd, telt twaalf afdelingen en vier stafafdelingen. Dagelijks leveren ze een hoog niveau van betrouwbaarheid en tegelijkertijd staan ze, met het oog op de toekomst, steeds weer voor nieuwe uitdagingen.

Je bent secretaresse van het afdelingshoofd van Informatiestaf. Deze afdeling bestaat uit 29 mensen, verdeeld over de teams Financiën en Documentaire Infomatievoorziening (DIV). Voor hen regel je overleggen of vergaderingen met het hoofd van de afdeling. Het enthousiaste, innovatieve én creatieve DIV-team is een mix van jong en oud, en ondersteunt en adviseert alle afdelingen en buitenlocaties in de omslag van analoog naar digitaal werken. De medewerkers in het team Financiën hebben jarenlange ervaring in hun vak. Dit bourgondisch gezelschap werkt volgens vaststaande protocollen. Daarmee ondersteunt het team de administratie van alle afdelingen en buitenlocaties, en voorzien de medewerkers het managementteam, de directie en het bestuur van actuele en betrouwbare financiële rapportages.

Is je interesse gewekt?

Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature, neem dan contact op met Fleur Loonen of Daisy Joppen op telefoonnummer 0772-071000.

Vaardigheden

  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Opleiding

MBO