Olympia

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management Assistent Gemeente Amsterdam

Ben jij de assistent(e) waar het management team op kan vertrouwen dat zaken geregeld worden? Solliciteer direct!

Als management assistent vorm je samen met jouw team de ondersteuning van de directie Facilitair Bureau van de gemeente Amsterdam. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en administratief gebied voor 2 afdelingsmanagers.

De werkzaamheden zijn o.a.:

• Het dagdagelijkse agenda- en emailbeheer voor 1 à 2 afdelingsmanagers in Outlook.
• Het inplannen van grote bijeenkomsten voor teamleiders, plannen van overleggen en
vergaderingen en deze voorbereiden, uitnodigingen versturen en vergaderruimtes boeken;
• Het inplannen van functioneringsgesprekken die de afdelingsmanagers voeren en hiervoor administratief werk doen;
• Het optreden als informatiepunt voor collega’s en teamleiders;
• Het schrijven van verslagen en actielijsten van overleggen;
• Bijhouden van verschillende administraties, uitvragen en registraties,
• Aanmelden van nieuwe collega’s en voorzieningen en faciliteiten regelen voor hen;
• Afspraken maken met, en ontvangen van bezoekers voor de teamleiders op basis van urgentie en prioriteit.
Uren:
40

Over de werkgever

Je zal in opdracht van de gemeente Amsterdam aan de slag gaan bij het Facilitair bureau.

Het Facilitair Bureau is actief op de gebieden:

•Beveiliging
•Projecten, techniek en energie
•Contract regie en inkoop
•Strategie en sturing

Dit betekent dat het Facilitair Bureau voornamelijk geruisloze uitvoeringstaken heeft, waaronder technisch gebouwenbeheer, wagenparkbeheer, repro en beveiliging maar ook regie voert over contracten en inkoop. Een belangrijk onderdeel van het werk van het Facilitair Bureau is het verminderen van het energiegebruik in de gemeente en het vergroten van de CO2 -neutraliteit van de gemeentelijke organisatie.
Wat wij bieden

•Een salaris tussen € 2.484 en € 3.591 o.b.v. 36 uur per week
•Een reiskostenvergoeding van €0,06 per km, maximaal €3,60 per dag
•Een opdracht bij de grootste gemeente van Nederland
•Een tijdelijk dienstverband tot tenminste 1 juli 2021
• Een parttime werkweek van 24 uur of 28 uur per week

Deze vacature wordt beheerd door Ade Sutedjo
Mocht je vragen hebben, kan je een email versturen naar recruitment.amsterdam@olympia.nl.

Vaardigheden

• MBO 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Actuele kennis van MS Office en een goede beheersing van Outlook, Word en Excel.
• Ervaring met secretarieel werk binnen de gemeente Amsterdam is een belangrijke pré
voor deze functie.
  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Opleiding

MBO

Wat wij bieden

tijdelijk