Randstad Groep Nederland

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse

Op zoek naar een baan van 32 tot 36 uur per week? Ben je een secretariële aanpakker? Woonachtig in omgeving Zeist? Dan willen we jou spreken!

Vanwege uitbreiding is Instituut Fysieke Veiligheid op zoek naar een secretaresse voor 32 tot 36 uur per week. Van medio/eind november 2020 tot in elk geval eind juni 2021. Het IFV heeft diverse locaties, waaronder in Zeist. Je bent in ieder geval op de maandagen beschikbaar op kantoor in Zeist en wanneer nodig meer dagen per week. De rest kan vanuit huis. Een fijne werk/privé balans dus!

De secretaresse ondersteunt het kernteam LOT-C en de operationeel leider in het bijzonder op algemeen secretarieel en administratief gebied. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd en in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten. Naast secretariële werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor hele praktische zaken zoals het bestellen/vervangen van hygiëne middelen, het regelen van de lunch, het in orde maken van vergaderzalen.

wat bieden wij jou
  • Een uurloon tussen € 15,43 en € 20,11 bruto
  • Combi tussen thuiswerken & 1 dag per week in Zeist
  • Werkdagen in overleg, enige vaste dag is maandag
  • Baan van medio november tot in elk geval eind juni
wie ben jij

Onze ideale secretaresse is accuraat, klantvriendelijk, kan goed samenwerken, is proactief en zelfsturend, integer en representatief. Daarnaast heeft hij/zij goede mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, staat stevig in de schoenen en is goed in het stellen van prioriteiten. Ook beschikt diegene over:

  • een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4 niveau
  • minimaal 3 jaar relevante werkervaring bij een overheidsorganisatie
  • goede kennis van MS Office: Outlook, Word en Excel
  • aantoonbare ervaring met notuleren
  • ervaring in het omgaan met vertrouwelijke informatie
wat ga je doen

De kerntaken zijn voornamelijk het afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie, het aanmelden en ontvangen van bezoekers, het inboeken en verspreiden van post en het archiveren van stukken. Ook kun je denken aan taken zoals:

  • Verzorgen van mailingen en lay-out van presentaties
  • Agenda beheer van de operationeel leider
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen
  • Bijhouden van bijzondere gebeurtenissen, o.a. verjaardagen
  • Introductieactiviteiten plannen voor LOT-C medewerkers
  • Bij uit dienst medewerker: regelen met het intrekken van toegangen tot accounts en inleveren middelen
  • Regelen faciliteiten nieuwe medewerkers(toegangspas, account, etc.)
waar ga je werken

IFV is het publiek kennisinstituut voor crisisbeheersing en brandweerzorg dat staat voor een veilig en veerkrachtig Nederland. De medewerkers van IFV zetten zich in om met onderzoek, onderwijs, intelligence en ondersteuning de veiligheidsregio's, Rijksoverheid en crisispartners onderling te verbinden en te versterken. Het LOT-C verricht als Covid-19 werkorganisatie operationele coördinerende, monitorende en uitvoerende taken voor het Veiligheidsberaad, de veiligheidsregio's en DGC-19. Een ontzettend belangrijke werkgever, dus! Als secretaresse voor het LOT-C zal je samenwerken met nog twee ondersteuners: een secretaresse en een HR-medewerker. Met hen zit je samen op de afdeling en kun je veel mee schakelen. Het team verder is heel divers, zowel interne IFV medewerkers als externe medewerkers in diverse rollen.

Ben jij de held(in) die wij zoeken? Solliciteer dan zo snel mogelijk via de button, in elk geval uiterlijk voor 9 november. Op 12 november zullen de gesprekken plaatsvinden via Teams. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je bij ons terecht op onderstaande contactgegevens. We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.
Uren:
36

Vaardigheden

  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Opleiding

MBO

Wat wij bieden

Salaris:
€ 20,-
Je maakt een 'mijn Randstad' account aan om te kunnen reageren op onze vacatures. Dit doe je automatisch wanneer je voor het eerst een sollicitatie afrond bij Randstad, heel eenvoudig dus. Via je 'mijn Randstad' account beheer je gemakkeli