Start People

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management assistent

Voor het COA (Centraal Orgaan opvang voor Asielzoekers) in regio Amsterdam zijn wij op grote schaal zoekend naar enthousiaste Managementassistenten.
Dit project zal binnenkort van start gaan, en daarom zijn wij nu alvast op zoek naar enthousiaste medewerkers voor onze opdrachtgever, om goed te kijken waar het aanbod qua regio het beste ligt!

Ben jij woonachtig in de omgeving van Rotterdam, Den Haag, Amsterdam of Den Helder, en in het bezit van een MBO 4 diploma Secretarieel/Schoevers?
Ben je een aanpakker, iemand die verantwoordelijkheid neemt en het leuk vind om op een AZC locatie een team te ondersteunen?
Lees dan snel verder!

Als management ondersteuner bij het COA ben je verantwoordelijk voor het netjes laten verlopen van agendabeheer, en voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van actielijsten.
Je bent dé ondersteunende factor binnen een afdeling en aanspreekpunt voor de managers.

Kort samengevat ben je verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

  • Jij beheert de agenda.
  • Jij bereidt vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch.
  • Jij bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten; anticipeert en signaleert naar de leidinggevende.
  • Jij verzamelt en verwerkt diverse gegevens en vraagt informatie op bij in- en externe instanties ter voorbereiding op overleg en besluitvorming.
  • Jij selecteert in- en externe post, verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter afhandeling.
  • Jij behandelt binnenkomend telefoonverkeer en handelt gesprekken zo mogelijk zelf af.
  • Jij handelt routinematige kwesties zelfstandig af.
  • Jij notuleert vergaderingen en verspreidt deze onder belanghebbenden.
  • Jij fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak.
  • Jij verzorgt de correspondentie van de manager.
  • Jij verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie.
  • Jij verzorgt de planning/roostering en doet hier aanpassingen in omtrent verlof, ziekte en ort.
  • Jij doet de opgave voor het volgen van interne opleidingen.
  • Jij controleert specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota’s op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen.
  • Jij bent verantwoordelijk voor kas en kluisbeheer.
  • Jij beheert het archief.

Klinkt dit voor jouw interessant? Kijk snel of je voldoet aan de gestelde eisen en laat jouw motivatie + CV achter via de solliciteer nu button!
LET OP: het betreft een vacature in die in de toekomst open komt te staan, houdt er rekening mee dat je hierdoor niet binnen 48 uur reactie zal ontvangen op je sollicitatie en de startdatum nog niet bekend is!

Uren:
36

Over de werkgever

Werken bij het COA
Ben jij iemand die de verantwoordelijkheid neemt? Een aanpakker die resultaten het liefst samen met anderen behaalt? Dan is werken bij het COA wat voor jou. Kom werken in een omgeving waar je een directe bijdrage levert aan de maatschappij. Bekijk onze vacatures en laat zien wat je kunt!

Draag je steentje bij
Iedere dag staan we op onze locaties in heel Nederland klaar voor bewoners. Onze medewerkers zetten zich elke dag in om het verschil te maken. Wat je rol ook is, bij het COA ben je onmisbaar. Je werkt samen met zeer betrokken en gedreven collega’s en dat zorgt voor een prettige werksfeer.

Wat wij bieden

Na jouw sollicitatie zullen wij indien je voldoet aan de harde eisen jouw CV opslaan in onze poolopbouw.
Zodra wij weten wanneer de startdatum is van dit mooie project, nemen wij contact met je op. Dit zal dus niet binnen 48 uur zijn.

In afwachting van alle ontwikkelingen rondom het COVID virus, hebben wij verschillende digitale middelen tot onze beschikking om een kennismakingsgesprek te voeren, bijvoorbeeld via Skype of Whatsapp video bellen.
Het is dus niet noodzakelijk om naar onze vestigingen te komen. In het gesprek gaan we nader in op je wensen, vertellen we je over onze werkwijze en bespreken we de mogelijkheden voor samenwerking met je. We hechten heel veel waarde aan persoonlijk contact, maar gezien de huidige situatie kiezen we voor andere mogelijkheden.

Als managementassistent bij het COA via Start People bieden wij jou de volgende voorwaarden:

  • Een tijdelijk dienstverband o.b.v een uitzenden met mogelijkheid tot verlening;
  • Een fulltime of parttime dienstverband van 32 of 36 uur per week;
  • Een bruto uurloon tussen de €15,40 en €19,07 (inschaling is gebaseerd op ervaring);
  • Diverse online trainingen om jouw kennis op peil te houden;

Vaardigheden

  • MBO diploma, op het gebied van management assistent, MBO secretarieel en/of Schoevers;
  • Je bent in bezit van een rijbewijs B + eigen vervoer;
  • Praktische en toepassingsgerichte kennis van regels en afspraken op het betreffende aandachtsgebied;
  • Kennis van de taak, organisatie en de werkwijze van COA en de werkwijze van de eigen afdeling;
  • Kennis van archiefstructuren en een efficiënt gebruik daarvan;
  • Goede bedieningsvaardigheid voor kantoorapparatuur.
  • Liefst MBO niveau
  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.402,-
tijdelijk