Ipse de Bruggen

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse Raad van Bestuur

Wij hebben een uitdaging voor je in de functie van Secretaresse Raad van Bestuur. Ben jij klantgericht, flexibel en ondernemend? Reageer dan snel.

Informatie
In verband met toenemende werkzaamheden ontstaat er een vacature op het bestuurssecretariaat in het Servicekantoor te Zoetermeer. Je ondersteunt de tweehoofdige raad van bestuur secretarieel én organisatorisch. Het bestuurssecretariaat bestaat uit drie personen die elkaar ondersteunen en vervangen bij afwezigheid.

Daarnaast werk je nauw samen met de twee secretarissen van de Raad van Bestuur, die beiden op verschillende onderwerpen ook door jou worden ondersteund, en schakel je veel met de secretariaten van de directies. Je voert tevens ondersteunende werkzaamheden uit voor de overige functionarissen binnen het bestuursbureau. Je hebt veelvuldig contact met diverse afdelingen binnen Ipse de Bruggen en externe stakeholders. Je werkt dus zowel zelfstandig als in teamverband.

Je werkzaamheden ter ondersteuning van de raad van bestuur zijn:
  • Zelfstandig uitvoering geven aan complex agendabeheer, mailafhandeling en postverwerking.
  • Contact onderhouden met externe stakeholders van Ipse de Bruggen en de Raad van Bestuur.
  • Plannen en organiseren van diverse bijeenkomsten intern en extern.
  • Bewaken van actiepunten uit mail en vergaderingen.
  • Verrichten van voorbereidende werkzaamheden door het verzamelen en selecteren van gegevens.
  • Zorgdragen voor een tijdige en adequate beschikbaarheid en archivering van relevante stukken en documenten.
  • Notuleren van diverse overleggen.
  • Ondersteunen bij personele taken van de raad van bestuur zoals het bijhouden van het personeelsinformatiesysteem.
  • Het bijhouden van het (digitale) archief.
  • Administratieve afhandeling correspondentie rondom de verschillende gremia.
  • Projectondersteuning.
  • Verzorgen van attenties voor medewerkers, bijvoorbeeld rondom kerst, de dag van de verpleging en jubilea.
Uren:
32
Type vacature:
Intern

Over de werkgever

Ipse de Bruggen is de grootste zorgorganisatie in Zuid-Holland voor mensen met een verstandelijke beperking. Wij zijn gespecialiseerd in complexe zorgvragen. Op 370 zorglocaties bieden wij met ruim 5.500 medewerkers en 2.200 vrijwilligers bijna 5.700 cliënten zorg en ondersteuning bij wonen, werken, leren en ontspannen. Onze missie is: zorgen dat cliënten een goed leven hebben en zich kunnen blijven ontwikkelen. Wij geloven dat er altijd meer mogelijk is. Hoe klein het stapje ook is.
Wat wij bieden

  • Een uitdagende functie van 32 uur per week;
  • € 2.085,00 tot € 3.189,00 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, CAO Gehandicaptenzorg FWG 45;
  • Eindejaarsuitkering van 8,33%;
  • Reiskostenvergoeding;
  • Diverse doorbetaalde cursus -en opleidingsmogelijkheden;
  • Zo goed als onbeperkt leren middels e-learning van GoodHabitz;
  • Fiscaal voordelige regeling voor de aanschaf van een telefoon, fiets, laptop, of het abonnement van jouw sportvereniging;
  • De mogelijkheid extra verlofuren fiscaal voordelig te kopen en te verkopen.

Vaardigheden

  • Tenminste een afgeronde MBO opleiding niveau 4 toegespitst op de functie (opleiding tot secretaresse). Een HBO opleiding is een pré.
  • Aantoonbaar ruime ervaring als directiesecretaresse.
  • Kennis van en ervaring met digitale applicaties en hulpmiddelen; wij gebruiken MSOffice, AFAS, Ibabs, T-blox en diverse social media.
  • Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
  • Flexibiliteit in werktijden indien nodig.
Verder is het volgende profiel jou op het lijf geschreven: een representatief voorkomen, vriendelijk, open en goedlachs. Je vindt het belangrijk om continu een optimaal serviceniveau na te streven en bent uiterst gedreven. Je bent diplomatiek in je acties en gaat discreet om met informatie. Je bent je bewust dat je mede de uitstraling van de Raad van Bestuur naar binnen en buiten bepaalt in je gedrag. Je komt solistisch goed tot jouw recht maar voelt je ook als een vis in het water in de samenwerking met anderen. Je bent van nature pro-actief en tot slot weet je dat je stressbestendig bent.
  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Opleiding

MBO niveau 4

Wat wij bieden

Contract:
tijdelijk