Exact personeelsintermediair

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse Medische Raad van Toezicht

Het secretariaat ondersteunt enerzijds de organisatie die in Leiden gevestigd is en anderzijds de internationale Raad van Toezicht met medische experts. Het secretariaat team, dat onderdeel uitmaakt van het Office Center, bestaat uit (met jou erbij) 4 (directie)secretaresses. Naast hun dagelijkse werkzaamheden hebben zij elk hun eigen specifieke aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden. Het aandachtsgebied van deze functie is het ondersteunen van de internationale Raad van Toezicht en de bijbehorende afdelingen. 

Jouw to do list is geen dag hetzelfde! Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer en houdt dagelijks diverse mailboxen bij, Vraagt de directie om telefonisch contact op te nemen met een contactpersoon? Jij draait je hand er niet voor om!e gaat internationale vergaderingen notuleren waaraan wel 25 internationale chirurgen deelnemen. Deze vergadering gaan online en duren soms wel 4-5 uur. Je gaat deze ook voorbereiden en plannen. Je zorgt ervoor dat iedereen de link heeft m.b.t. vergadertijden etc. Je zorgt na afloop dat de vergaderingen tot in detail in het Engels zijn uitgewerkt inclusief een actielijst. Je mag ook een bandje mee laten draaien tijdens de vergaderingen. Na de vergadering zorg jij voor de verzending van de vergaderstukken, vastlegging van afspraken en actiepunten en controle op de naleving.

Ook ben je als contactpersoon voor de verschillende interne afdelingen; zo heb je contact met de facilitair coördinator, management team en met het secretariaat. Extern heb je contact met directie relaties, bijvoorbeeld ten behoeve van het plannen van bijeenkomsten.Tenslotte denk jij mee met de organisatie: je geeft proactief aan wanneer processen verbeterd / geoptimaliseerd kunnen worden. En... er zijn leuke projecten waarvan je deel uit kunt maken.

Deze baan is voor 28-32 uur per week.

Uren:
32

Over de werkgever

Deze organisatie met ruim 110 medewerkers is actief binnen de gezondheidszorg-branche. De organisatie typeert zich als informeel; collega's zijn betrokken, collegiaal en hebben een goede dosis humor.

Wat wij bieden

En wat bieden wij jou?

  • Een functie bij een mooie gerenommeerde organisatie;
  • Salarisindicatie: €2900 - € 3375 o.b.v. 36 uur afhankelijk van ervaring;
  • Je ontvangt een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%.
  • Een eerste periode kan op basis van eerste periode detacheringscontract via Exactpi voor 28- 32 uur per week (7 maanden).  Na goed functioneren een mogelijkheid voor een vaste aanstelling;
  • Een goede balans tussen werk en privé;
  • Mogelijkheden tot het volgen van opleidingen.

Wij ontvangen graag jouw CV. Wil je eerst meer informatie? Dat kan: bel over deze vacature met Peggy Kooper, e-Recruitment Specialist,  telefoon 06-29537153.

Exactpi Referentienummer: 3026.

Vaardigheden

Je staat stevig in je schoenen en je gaat heel goed met je collega's om. Je bent tactisch en je kunt goed met verschillende mensen omgaan. Je werkt proactief en bent snel ingewerkt: het is belangrijk dat jij in korte tijd zelfstandig aan de slag kunt. Je denkt en handelt op HBO niveau. Je bent 28-32 uur in de week beschikbaar. Dit laat jouw CV zien:

  • Een afgeronde secretariële HBO opleiding;
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie liefst binnen de medische branche / gezondheidszorg;
  • Je hebt enig inzicht in de medische terminologie, dat is een groot voordeel;
  • Ervaring met notuleren tot in detail;
  • Een communicatief sterk persoon in de Nederlandse en Engelse taal;
  • Kennis van online vergadertools bijvoorbeeld met Webex.
  • Je bent op korte termijn 28-32 uur in de week beschikbaar;
Ervaring

3 jaar

  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Opleiding

HBO

Wat wij bieden

Contract:
tijdelijk