Functieomschrijving
Werken in het politiek-bestuurlijke hart van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) in Den Haag. En daar alles weten van én invloed uitoefenen op het toezicht op onder meer de sectoren en bedrijven in luchtvaart, spoor, wegvervoer, gevaarlijke stoffen, afval en vuurwerk. Dat doe jij als secretaris van een van onze directeuren. Dat je vanuit deze rol op termijn kunt doorgroeien, maakt het extra interessant. Interesse gewekt? Lees dan verder of solliciteer direct!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Je ondersteunt en adviseert 1 van de 4 directeuren uit het team van de inspecteur-generaal van de ILT. Jouw directeur is verantwoordelijk voor de portefeuille Toezicht en Opsporing. Als de rechterhand van de directeur stem je dagelijks openstaande zaken met haar af. Het portefeuille-overleg dat wekelijks plaatsvindt, bereid jij voor. Je agendeert de te bespreken zaken, notuleert de vergadering en zorgt voor een helder verslag van de besluiten en actiepunten.
Een belangrijk onderdeel van je werk is je adviserende rol richting de directeur. Voorafgaand aan haar vergaderingen lees je alle stukken. Je spreekt de agendapunten door en adviseert hierover. Wordt er van jouw directeur een reactie verwacht op bijvoorbeeld een onderzoek of een visie vanuit een andere portefeuille? Dan formuleer jij deze en zet je dit op papier.
Je hebt regelmatig overleg met de managementondersteuner. Samen beheren jullie de mailbox van de directeur. Jullie kijken welke afspraken gepland staan en om welke voorbereiding die vragen. Je hebt contact met je collega-secretarissen van de andere directeuren binnen onze inspectie om, als dit nodig is, in te springen. Soms word je voor organisatiebrede klussen ingezet.
Jouw focuspunten op een rijtje:
- overleggen soepel laten verlopen
- lezen van relevante documenten
- wekelijks overleg met collega-secretarissen
- verbanden leggen en doorgronden van krachtenvelden
- signaleren van politieke en bestuurlijke gevoeligheden
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij krijgt energie van organiseren en plannen. Je haalt voldoening uit je adviserende rol en het vormgeven aan ideeën van de bestuurder. Je vertegenwoordigt dan ook met plezier de ILT in het interdepartementale netwerk namens het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
Organiseren van vergaderingen of bijeenkomsten en zorgen dat alle stukken compleet zijn: dat doe je graag. Je onderhoudt ook goede relaties met collega's en partners binnen en buiten de afdeling zodat zij jou makkelijk vinden en je zelf snel dingen voor elkaar krijgt. Je bent gericht op samenwerking en creëert makkelijk een eigen netwerk in een complexe omgeving.
Natuurlijk zorgen wij ervoor dat jij snel je weg vindt binnen onze organisatie. Als nieuwe collega kun je bij ons dan ook rekenen op een goed inwerktraject waarbij je kennismaakt met onze organisatie en je collega's! Ook staan je collega-secretarissen voor je klaar om je in te werken en antwoord te geven op al je vragen.
Hiernaast kun je trainingen en cursussen volgen. In deze functie leer je onze inspectie en het politiek-bestuurlijke speelveld uitgebreid kennen. Het is dan ook een mooie basis voor een verdere carrière. Die ruimte krijg je ook; zo kun je doorgroeien naar bijvoorbeeld strategisch adviseur of netwerkadviseur.
Is jouw interesse gewekt? Solliciteer dan direct!
Wil je eerst nog meer informatie over de rol of de ILT? Dat kan. Lees meer over jouw toekomstige collega's bij de ILT of neem gerust contact op met Anne van der Vliet, afdelingshoofd Bureau IG-team, via 06-55733231. Zij staat jou graag te woord!
Functie-eisen
- je hebt een hbo-diploma in de richting van officemanagement of beleidsadvies
- je hebt minimaal 2 jaar werkervaring bij een middelgrote tot grote organisatie
- je plant en organiseert goed, nauwkeurig en gestructureerd
- je kunt goed met stressvolle situaties omgaan zoals het werken onder tijdsdruk en veel verschillende vragen van collega's
- je hebt ervaring met het schrijven van verslagen en adviezen, en het beoordelen van stukken
- je bent mondeling en schriftelijk zeer vaardig
Je herkent je in de volgende eigenschappen
Je pakt taken daadkrachtig en zelfstandig op en voelt daarnaast feilloos aan wanneer het nodig is te overleggen met de directeur. Je houdt van organiseren. Dankzij je open houding leg je makkelijk contact met anderen. Hoor je in de wandelgangen zaken die voor jouw directeur van belang zijn? Dan wijs je hem daar proactief op. Je hebt een gezonde dosis nieuwsgierigheid op zak en schakelt snel tussen onderwerpen en werkzaamheden. Je houdt ervan om met veel verschillende onderwerpen tegelijkertijd bezig te zijn in een dynamische omgeving met deadlines. Je kunt ontwikkelingen duiden en analyseren en eventuele organisatorische consequenties ervan doorzien en overzien. Je schakelt snel, weet mensen te overtuigen en laat je niet snel uit het veld slaan.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 11
- Maandsalaris Min €3.662 - Max. €5.586 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.
Hybride werken
Hybride werken is het uitgangspunt bij de ILT. Een goede balans voor jou tussen thuiswerken en op een locatie werken vinden wij belangrijk. Waar je werkt is afhankelijk van het soort werk, het teambelang en je eigen voorkeur. Voor thuiswerken kun je gebruikmaken van de thuiswerkvergoeding en voorzieningen voor het ergonomisch inrichten van je thuiswerkplek.
Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
- wij beoordelen eerst de sollicitaties van ILT-medewerkers, daarna nemen wij de overige sollicitaties in behandeling
- houd er rekening mee dat wij de vacature eerder kunnen sluiten als er voldoende reacties binnen gekomen zijn
- de eerste gesprekken vinden online plaats via Webex
- als je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek vragen we je mogelijk een e-assessment te maken. Dit is geen selectie-instrument, het rapport dat uit het assessment volgt is bedoeld als input voor het gesprek
- om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
- het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces
€3.662 - €5.586