TU Delft

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Executive manager (afdelingssecretaris) Software Technology

Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica

In de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) komen drie disciplines – elektrotechniek, wiskunde en informatica – samen. Gecombineerd versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we in ons dagelijks leven gebruiken. Neem als voorbeeld het elektriciteitsnet. Dat wordt binnen onze faculteit klaargestoomd voor de toekomst. Ook werken we aan een wereld waarin mens en computer elkaar versterken. Aan het in kaart brengen van ziekteprocessen met behulp van single cell-data en aan het wiskundig simuleren van gigantische aspluimen na een vulkaanuitbarsting. Binnen de faculteit EWI is veel ruimte voor grensverleggend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende labs en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren in deze uitdagende omgeving ruim 1.100 medewerkers en 4.000 studenten.

Klik hier om naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informaticate gaan.

Functie omschrijving

De afdeling Software Technology verzorgt onderwijs aan ruim 2.000 informatica-studenten uit binnen- en buitenland, voert internationaal toonaangevend onderzoek uit op het gebied van informatica, en werkt samen met een groot aantal bedrijven en maatschappelijke organisaties, op nationaal en internationaal niveau in tientallen extern gefinancierde projecten.
De afdeling staat midden in de maatschappij, en is hét instituut op gebied van onder meer Artificial Intelligence, Data Science, en de digitale transformatie. De Informatica-opleidingen zijn ongekend populair. Dit leidt tot veel dynamiek en de noodzaak om bestaande processen op te schalen.
Bij de afdeling werken circa 200 mensen, waaronder 30 hoogleraren en universitair (hoofd)docenten, en ruim 100 promovendi, van meer dan 30 nationaliteiten. De afdeling is opgezet in zeven secties van elk 15-30 personen.
Het management team van de afdeling bestaat uit zeven sectieleiders, de opleidingsdirecteur, en de executive manager (afdelingssecretaris), onder leiding van de afdelingsvoorzitter.

De executive manager speelt de hoofdrol in het organiseren van de ijzersterke bedrijfsvoering waar de complexe en dynamische omgeving om vraagt. Met een sterke focus op de toekomst zorg je ervoor dat de afdeling optimaal functioneert. Daarvoor werk je intensief samen met de eindverantwoordelijke afdelingsvoorzitter. Je voorziet het management team van heldere informatie en je maakt de vertaalslag van bestuurlijke processen en besluitvorming naar de bedrijfsvoering.

De belangrijkste taken van de Executive Manager zijn:

— Leiding en richting geven aan de bedrijfsvoering
Als Executive Manager ben je direct leidinggevende van het Support Team. Dit team bestaat uit maar liefst 7 Management Assistants (waarvan er 2 direct de afdelingsvoorzitter en Executive Manager ondersteunen en 5 de professoren en hun secties), de Project Support Officer en 3 ICT medewerkers. Hoewel je verantwoordelijk bent voor de bedrijfsvoering, staat het support team met raad en daad voor je klaar bij de uitvoering.

— Het organiseren van adequate ondersteuning van de afdeling op het gebied van:


  • Besluitvorming en –uitvoering;

  • Human resources (werving, loopbaanontwikkeling, beoordelingscyclus);

  • Financiën (begroting, jaarrekening, maandelijkse updates);

  • Wetenschappelijke projecten (aanvraag, uitvoering, rapportage);

  • Interne en externe communicatie (e-mail, website, media, social media).

— Optimaliseren, documenteren en borgen van de interne processen op het gebied van HR, Finance en procedures rondom wetenschappelijke projecten;
— Afstemming met andere (informatica-)afdelingen, de faculteit EWI en de universiteit als geheel;
— Informatiemanagement: het verzamelen en toegankelijk maken van data die nodig is om afdeling optimaal te laten functioneren;
— Projectmatig werken: de Executive Manager speelt een centrale rol bij het in goede banen leiden van visitaties en huisvestingsvraagstukken. Maar denk bij projecten ook aan de implementatie van nieuwe regelgeving, bijvoorbeeld m.b.t. AVG-wetgeving of COVID19 richtlijnen.

Functie eisen

Als Executive Manager opereer je midden in het dynamische en diverse werkveld van onderzoek, onderwijs en bedrijfsvoering. Daarom is ruime ervaring op het gebied van bestuur, beleid, en management essentieel (binnen een universitaire omgeving is een pre!). Sterke sociale antennes mogen natuurlijk ook niet ontbreken. Je bent zowel mondeling als schriftelijk in staat tot heldere communicatie, vanzelfsprekend ook in het Engels.
Vanwege de complexe cultuur en structuur van de afdeling is het belangrijk dat je efficiënt, doortastend, accuraat en resultaatgericht werkt. Daarvoor is academisch werk- en denkniveau vereist.
Het Management Team is voor het besturen van de afdeling afhankelijk van de input van de Executive Manager. Daarom is ervaring met dataverzameling, -analyse, en -visualisatie belangrijk. Ervaring met financiële planning, beheer en begrotingen mag daarbij ook niet ontbreken. Uiteraard kun je hiervoor ook rekenen op de resources binnen en buiten de afdeling.
Daarnaast spreekt het voor je als je hart hebt voor onderwijs en studenten, en affiniteit hebt met wetenschappelijk onderzoek en informatica.

Arbeidsvoorwaarden

De functie heeft een omvang van 38 uur (1 fte) per week. Het betreft een aanstelling van 1 jaar met uitzicht op vast. Het salaris is gebaseerd op schaal 11/12 (met een maximum van € 4978/5656,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling). Daarnaast biedt TU Delft een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een flexibele werkweek, korting bij zorgverzekeraars, en de mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. Op de campus is een Internationaal Kindcentrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Verder biedt Dual Career Services ondersteuning aan meekomende partners. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten.

Informeren en solliciteren

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Anita Lacroix, HR Adviseur (vacancies-EEMCS@tudelft.nl).

Je sollicitatiebrief met curriculum vitae kun je richten aan Anita Lacroix, HR Adviseur, en voor 5 juni mailen naar vacancies-eemcs@tudelft.nl onder vermelding van het vacaturenummer.

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Uren per week: 0 uur per week