Linsey

Hoe voer je een goed functioneringsgesprek?

Gepubliceerd op 50

Het halve jaar is om en het is weer zover: het functioneringsgesprek staat alweer ingepland. Veel werknemers vinden het vervelend om een functioneringsgesprek te voeren, maar ook leidinggevenden vinden deze gesprekken lastig.

 

Dus wat is een functioneringsgesprek?

 

Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen jou en je werkgever, maar er zit hier een duidelijk verschil in ten opzichte van een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek komt het gesprek alleen vanuit de werkgever en word jij beoordeeld. Bij een functioneringsgesprek kun jij ook problemen bij je werkgever aankaarten, hierdoor krijgt het gesprek een gelijkwaardig karakter. Je kunt een gesprek dan ook wel als een voortgangsgesprek zien. Functioneringsgesprekken zijn vaak verplicht om eens per jaar door te nemen, dus hier kom je helaas niet onderuit. Vaak werken werkgevers ook met een vooraf opgemaakt formulier waar standaard vragen op staan.

 

De vraag blijft dan natuurlijk hoe je je het beste op zo’n gesprek kunt voorbereiden. Daarom neemt dit artikel de tijd om het functioneringsgesprek van A tot Z te bespreken.

 

Wat wordt er besproken in een functioneringsgesprek?

 

In een functioneringsgesprek gaat het om een tussentijdse evaluatie van de werknemer maar ook over de voortgang van de doelstellingen die behaald moeten worden in een jaar. Hoewel de werknemer hier centraal staat, is het gesprek bedoeld om de werknemer te helpen en waar nodig te ondersteunen. Ook heeft een werknemer inbreng, hij of zij kan zijn eigen beleving van het werk bespreken en de samenwerking tussen leidinggevende en zijzelf.

 

Onthoud wel dat de leidinggevende altijd de leiding blijft houden in het gesprek.

Dit zijn vragen en onderwerpen die aan bod kunnen komen tijdens een functioneringsgesprek:

 

  • Hoe ziet de baan van de medewerker eruit?

  • Wat zijn de taken en hoe worden deze taken uitgevoerd?

  • Wat voor resultaten heeft de medewerker bereikt

  • Wat vind jij van de werkdruk? Zijn er bijvoorbeeld veel taken bijgekomen?

  • Wat ging er goed en wat ging er minder goed? Hoe functioneer jij zelf?

  • Hoe is de omgang met collega’s?

  • Wat verwacht je van de toekomst? Hoe kan de leidinggevende je ondersteunen en wil je je bijvoorbeeld om laten scholen?

  • Wat verwachten jullie van elkaar en hoe kunnen jullie dit bewerkstelligen.

 

Wat kun je verwachten tijdens een functioneringsgesprek?

 

1. Het begin van het gesprek

Tijdens de opening wordt het doel van het gesprek duidelijk gemaakt en hoe lang het gesprek ongeveer in beslag zal nemen. Daarna zullen punten uit eerdere functioneringsgesprekken naar voren worden gehaald als deze al besproken zijn. Soms wordt ook een opgesteld formulier erbij gehaald waar vragen op staan, dit formulier kan jou al van tevoren gemaild zijn. Deze vragen gaan niet alleen over voorgaande functioneringsgesprekken, een werkgever kan je eerder al aandachtspunten hebben gegeven. Hoe zijn deze afspraken nagekomen en welke staan bijvoorbeeld nog open?

 

2. Hoe ervaart de werknemer zijn functioneren?

Als werknemer is dit het moment waarop je jouw kant van het verhaal kunt laten horen. Zie dit gesprek niet als een veroordeling maar als een kans om open te praten over problemen die je ervaart, maar ook zeker kanten te benoemen die goed gaan.

 

Probeer altijd concrete voorbeelden te noemen over je functioneren. Wanneer ging een taak niet goed en waarom ervaarde je dat? Hoe heb jij successen behaald met de doelstelling van het afgelopen halfjaar?

 

Wees ook eerlijk over de samenwerking tussen jou en je leidinggevende, maar ook over de samenwerking met collega’s. Blijf daarbij altijd rustig en ga niet met een beschuldigende vinger wijzen, zo komt het gesprek namelijk niet veel verder. Communiceer jouw perspectief en hou persoonlijk commentaar voor je. Zeg bijvoorbeeld jij graag meer ondersteuning zou willen bij een bepaalde taak, zonder dat je je leidinggevende beschuldigd dat ‘hij niet vaak aanwezig is’.

 

3. Discussie van jouw functioneren

 

Nadat jouw visie is besproken, ga je deze opmerkingen na. Kom voor elk van de genoemde punten met een oplossing. Hoe pak je dit aan? Er wordt vastgelegd wie, wat, wanneer doet. Soms wordt er ook een moment afgesproken om te kijken hoe dit gaat en welke punten jij (nog) niet kunt oppakken.

 

4. Reactie van de werkgever

 

De werkgever zal nu zijn mening uitspreken over jouw functioneren. Allicht heeft je werknemer je de agenda van het functioneringsgesprek al eerder per e-mail toegestuurd, deze punten kunnen nu besproken worden. Als jij niet voldoende gefunctioneerd hebt, zal je werkgever je daarop moeten aanspreken. Dat is vervelend, maar wel de bedoeling van een functioneringsgesprek. Het is wel erg belangrijk dat negatieve feedback wordt afgewisseld met positieve feedback, je doet immers echt niet alles verkeerd.

 

5. Reactie van de werknemer

 

Natuurlijk krijg jij de kans om hierop te reageren. Je moet altijd de kans krijgen om deze verbeterpunten te kunnen oppakken, dit is namelijk geen beoordelingsgesprek. Zoek daarna naar een oplossing voor de problemen die je werkgever heeft aangegeven, maak opnieuw duidelijke afspraken over hoe je dit kunt aanpakken.

 

6. Afronding

 

Hoe heb je het gesprek ervaren? Loop hier nogmaals alle afspraken na en pas ze aan waar nodig. Als jullie het allebei met deze afspraken eens zijn, dan wordt het verslag doorgaans ondertekend. Probeer ook een afspraak te maken waarop jullie terugblikken op de afspraken, daarmee voorkom je dat dezelfde punten tijdens een volgend functioneringsgesprek terugkomen. Tijdens dit gesprek kun je aangeven of de afspraken worden nagekomen en of daar nog iets voor nodig is.

 

Hoe bereid je je voor?

 

Het uitgangspunt van een functioneringsgesprek is dat je weet wat jij en je werkgever van elkaar kunnen verwachten. De toekomst is daarbij belangrijker dan het verleden, dus kijk vooral naar hoe jullie dit in de toekomst gaan aanpakken.

 

Hoe ging het de afgelopen periode?

 

Bekijk hoe jij de afgelopen periode hebt ervaren. Heb je alle taken kunnen uitvoeren, had je teveel of te weinig verantwoordelijkheden en zijn er werkzaamheden die jij graag zou willen leren? Kijk ook

Ook moet je kijken naar de samenwerking tussen jou en je collega’s. Als er bepaalde collega’s zijn met wie jij niet zo lekker kunt samenwerken, schrijf dit dan op. Maar kijk ook vooral wat jouw rol is in de groep; val je hier buiten of zit je wel op je plek?

 

Tot slot voer je dit gesprek met je leidinggevende dus hoe heb je de samenwerking met je leidinggevende ervaren? Denk bijvoorbeeld aan:
 

  • Hoe treedt hij of zij op bij problemen?

  • Geef hij tijdig problemen aan of komen die vaak ‘uit het niks’?

  • Staat hij open voor feedback?

  • Hoe ondersteunt jouw leidinggevende je? Toont hij voldoende begrip voor jouw situatie?

  • Vind je hem toegankelijk? Is het makkelijk om bij hem aan te kloppen voor feedback of problemen?

  • Beoordeelt je werkgever jouw werk voldoende?

 

Richt je op de komende periode

 

Hoe zie jij de komende periode voor je? Op basis van de problemen die je bent tegengekomen in het vorige kopje, hoe zou jij dat graag willen verbeteren?

 

Zet hier je wensen en aandachtspunten op papier en kijk naar hoe het anders kan de komende periode. Als je niet veel problemen bent tegengekomen, ga dan na hoe je dit graag zou willen voortzetten. Bedenk je wel dat het functioneringsgesprek een van de weinige momenten is om problemen (hoe klein ook) te kunnen aankaarten, geef kleine problemen dus altijd wel aan.

 

Als jij graag een cursus wilt volgen of je wilt laten bijscholen, onderzoek de mogelijkheden. Het is beter om al argumenten aan te dragen tijdens het gesprek, zodat de kans van slagen hoger is.

 

Tijdens het functioneringsgesprek

 

Tijdens het functioneringsgesprek is het belangrijk dat je jouw zorgen met je werkgever deelt, die je bij de voorbereiding hebt opgeschreven, maar ook dat je zo goed mogelijk omgaat met de feedback die jou gegeven wordt. Daarom hebben wij de volgende tips voor je opgesteld:

 

  • Probeer open te staan voor feedback. Laat de ander uitpraten en schiet niet meteen in de verdediging, hoewel dit soms moeilijk is.

  • Mocht er iets onduidelijk zijn, vraag dan door. Je komt natuurlijk nooit te weten hoe je moet verbeteren als er geen concrete voorbeelden van je gedrag of prestaties zijn. Vraag dus om voorbeelden en situaties waarin dit voorkwam.

  • Krijg zo goed mogelijk duidelijk wat er wel en wat er niet goed gaat.

  • Vertel jouw baas wat je met de feedback gaat doen. Niet elk punt hoeft namelijk opgepakt te worden, maak dus ook geen loze beloftes over verbeterpunten die je niet van plan bent te volgen.

 

Tijdens of het gesprek wordt vaak ook een schriftelijk verslag van het gesprek opgesteld. Hierin worden soms ook schriftelijke afspraken gemaakt over je functioneren. De afspraken moeten zo meetbaar mogelijk zijn zodat ze makkelijk gecontroleerd kunnen worden. Als zowel jij als de leidinggevende het met het verslag eens zijn, wordt deze door jullie beide ondertekend.

 

 

Dus wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen jou en je werkgever, maar er zit hier een duidelijk verschil in ten opzichte van een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek komt het gesprek alleen vanuit de werkgever en word jij beoordeeld. Bij een functioneringsgesprek kun jij ook problemen bij je werkgever aankaarten, hierdoor krijgt het gesprek een gelijkwaardig karakter. Je kunt een gesprek dan ook wel als een voortgangsgesprek zien. Functioneringsgesprekken zijn vaak verplicht om eens per jaar door te nemen, dus hier kom je helaas niet onderuit. Vaak werken werkgevers ook met een vooraf opgemaakt formulier waar standaard vragen op staan.

 

De vraag blijft dan natuurlijk hoe je je het beste op zo’n gesprek kunt voorbereiden. Daarom neemt dit artikel de tijd om het functioneringsgesprek van A tot Z te bespreken.

Wat wordt er besproken in een functioneringsgesprek?

In een functioneringsgesprek gaat het om een tussentijdse evaluatie van de werknemer maar ook over de voortgang van de doelstellingen die behaald moeten worden in een jaar. Hoewel de werknemer hier centraal staat, is het gesprek bedoeld om de werknemer te helpen en waar nodig te ondersteunen. Ook heeft een werknemer inbreng, hij of zij kan zijn eigen beleving van het werk bespreken en de samenwerking tussen leidinggevende en zijzelf.

 

Onthoud wel dat de leidinggevende altijd de leiding blijft houden in het gesprek.

Dit zijn vragen en onderwerpen die aan bod kunnen komen tijdens een functioneringsgesprek:

 

  • Hoe ziet de baan van de medewerker eruit?

  • Wat zijn de taken en hoe worden deze taken uitgevoerd?

  • Wat voor resultaten heeft de medewerker bereikt

  • Wat vind jij van de werkdruk? Zijn er bijvoorbeeld veel taken bijgekomen?

  • Wat ging er goed en wat ging er minder goed? Hoe functioneer jij zelf?

  • Hoe is de omgang met collega’s?

  • Wat verwacht je van de toekomst? Hoe kan de leidinggevende je ondersteunen en wil je je bijvoorbeeld om laten scholen?

  • Wat verwachten jullie van elkaar en hoe kunnen jullie dit bewerkstelligen.

Wat kun je verwachten tijdens een functioneringsgesprek?

1. Het begin van het gesprek

Tijdens de opening wordt het doel van het gesprek duidelijk gemaakt en hoe lang het gesprek ongeveer in beslag zal nemen. Daarna zullen punten uit eerdere functioneringsgesprekken naar voren worden gehaald als deze al besproken zijn. Soms wordt ook een opgesteld formulier erbij gehaald waar vragen op staan, dit formulier kan jou al van tevoren gemaild zijn. Deze vragen gaan niet alleen over voorgaande functioneringsgesprekken, een werkgever kan je eerder al aandachtspunten hebben gegeven. Hoe zijn deze afspraken nagekomen en welke staan bijvoorbeeld nog open?

 

2. Hoe ervaart de werknemer zijn functioneren?

Als werknemer is dit het moment waarop je jouw kant van het verhaal kunt laten horen. Zie dit gesprek niet als een veroordeling maar als een kans om open te praten over problemen die je ervaart, maar ook zeker kanten te benoemen die goed gaan.

 

Probeer altijd concrete voorbeelden te noemen over je functioneren. Wanneer ging een taak niet goed en waarom ervaarde je dat? Hoe heb jij successen behaald met de doelstelling van het afgelopen halfjaar?

 

Wees ook eerlijk over de samenwerking tussen jou en je leidinggevende, maar ook over de samenwerking met collega’s. Blijf daarbij altijd rustig en ga niet met een beschuldigende vinger wijzen, zo komt het gesprek namelijk niet veel verder. Communiceer jouw perspectief en hou persoonlijk commentaar voor je. Zeg bijvoorbeeld jij graag meer ondersteuning zou willen bij een bepaalde taak, zonder dat je je leidinggevende beschuldigd dat ‘hij niet vaak aanwezig is’.

 

3. Discussie van jouw functioneren

Nadat jouw visie is besproken, ga je deze opmerkingen na. Kom voor elk van de genoemde punten met een oplossing. Hoe pak je dit aan? Er wordt vastgelegd wie, wat, wanneer doet. Soms wordt er ook een moment afgesproken om te kijken hoe dit gaat en welke punten jij (nog) niet kunt oppakken.

 

4. Reactie van de werkgever

De werkgever zal nu zijn mening uitspreken over jouw functioneren. Allicht heeft je werknemer je de agenda van het functioneringsgesprek al eerder per e-mail toegestuurd, deze punten kunnen nu besproken worden. Als jij niet voldoende gefunctioneerd hebt, zal je werkgever je daarop moeten aanspreken. Dat is vervelend, maar wel de bedoeling van een functioneringsgesprek. Het is wel erg belangrijk dat negatieve feedback wordt afgewisseld met positieve feedback, je doet immers echt niet alles verkeerd.

 

5. Reactie van de werknemer

Natuurlijk krijg jij de kans om hierop te reageren. Je moet altijd de kans krijgen om deze verbeterpunten te kunnen oppakken, dit is namelijk geen beoordelingsgesprek. Zoek daarna naar een oplossing voor de problemen die je werkgever heeft aangegeven, maak opnieuw duidelijke afspraken over hoe je dit kunt aanpakken.

 

6. Afronding

Hoe heb je het gesprek ervaren? Loop hier nogmaals alle afspraken na en pas ze aan waar nodig. Als jullie het allebei met deze afspraken eens zijn, dan wordt het verslag doorgaans ondertekend. Probeer ook een afspraak te maken waarop jullie terugblikken op de afspraken, daarmee voorkom je dat dezelfde punten tijdens een volgend functioneringsgesprek terugkomen. Tijdens dit gesprek kun je aangeven of de afspraken worden nagekomen en of daar nog iets voor nodig is.

Hoe bereid je je voor?

Het uitgangspunt van een functioneringsgesprek is dat je weet wat jij en je werkgever van elkaar kunnen verwachten. De toekomst is daarbij belangrijker dan het verleden, dus kijk vooral naar hoe jullie dit in de toekomst gaan aanpakken.

 

Hoe ging het de afgelopen periode?

Bekijk hoe jij de afgelopen periode hebt ervaren. Heb je alle taken kunnen uitvoeren, had je teveel of te weinig verantwoordelijkheden en zijn er werkzaamheden die jij graag zou willen leren? Kijk ook

Ook moet je kijken naar de samenwerking tussen jou en je collega’s. Als er bepaalde collega’s zijn met wie jij niet zo lekker kunt samenwerken, schrijf dit dan op. Maar kijk ook vooral wat jouw rol is in de groep; val je hier buiten of zit je wel op je plek?

 

Tot slot voer je dit gesprek met je leidinggevende dus hoe heb je de samenwerking met je leidinggevende ervaren? Denk bijvoorbeeld aan:

  • Hoe treedt hij of zij op bij problemen?

  • Geef hij tijdig problemen aan of komen die vaak ‘uit het niks’?

  • Staat hij open voor feedback?

  • Hoe ondersteunt jouw leidinggevende je? Toont hij voldoende begrip voor jouw situatie?

  • Vind je hem toegankelijk? Is het makkelijk om bij hem aan te kloppen voor feedback of problemen?

  • Beoordeelt je werkgever jouw werk voldoende?

Richt je op de komende periode

Hoe zie jij de komende periode voor je? Op basis van de problemen die je bent tegengekomen in het vorige kopje, hoe zou jij dat graag willen verbeteren?

 

Zet hier je wensen en aandachtspunten op papier en kijk naar hoe het anders kan de komende periode. Als je niet veel problemen bent tegengekomen, ga dan na hoe je dit graag zou willen voortzetten. Bedenk je wel dat het functioneringsgesprek een van de weinige momenten is om problemen (hoe klein ook) te kunnen aankaarten, geef kleine problemen dus altijd wel aan.

 

Als jij graag een cursus wilt volgen of je wilt laten bijscholen, onderzoek de mogelijkheden. Het is beter om al argumenten aan te dragen tijdens het gesprek, zodat de kans van slagen hoger is.

Tijdens het functioneringsgesprek

Tijdens het functioneringsgesprek is het belangrijk dat je jouw zorgen met je werkgever deelt, die je bij de voorbereiding hebt opgeschreven, maar ook dat je zo goed mogelijk omgaat met de feedback die jou gegeven wordt. Daarom hebben wij de volgende tips voor je opgesteld:

  • Probeer open te staan voor feedback. Laat de ander uitpraten en schiet niet meteen in de verdediging, hoewel dit soms moeilijk is.

  • Mocht er iets onduidelijk zijn, vraag dan door. Je komt natuurlijk nooit te weten hoe je moet verbeteren als er geen concrete voorbeelden van je gedrag of prestaties zijn. Vraag dus om voorbeelden en situaties waarin dit voorkwam.

  • Krijg zo goed mogelijk duidelijk wat er wel en wat er niet goed gaat.

  • Vertel jouw baas wat je met de feedback gaat doen. Niet elk punt hoeft namelijk opgepakt te worden, maak dus ook geen loze beloftes over verbeterpunten die je niet van plan bent te volgen.

Tijdens of het gesprek wordt vaak ook een schriftelijk verslag van het gesprek opgesteld. Hierin worden soms ook schriftelijke afspraken gemaakt over je functioneren. De afspraken moeten zo meetbaar mogelijk zijn zodat ze makkelijk gecontroleerd kunnen worden. Als zowel jij als de leidinggevende het met het verslag eens zijn, wordt deze door jullie beide ondertekend.