Linsey

Het belang van een geweldige out-of-office reply!

Gepubliceerd op 1048

Het is bijna zover, je gaat op vakantie! Maar voordat het zover is, moeten er natuurlijk nog een aantal dingen geregeld worden. Er zijn altijd collega’s die last-minute nog even met een opdracht aankomen, die ene persoon die nog een aantal vragen voor je heeft en je eigen to-do lijst die eigenlijk ook nog af moet.

Een belangrijke taak die zeker op je to-do lijst moet staan, is het maken van een out-of-office-reply (in het Nederlands ook wel een ‘automatisch antwoord’ genoemd).
Het is namelijk wel netjes om zowel je collega’s als je klanten te laten weten dat je de komende tijd niet beschikbaar bent. Wanneer je een e-mail ontvangt, krijgt deze persoon namelijk een automatische email dat je tijdelijk niet bereikbaar bent en het even gaat duren voordat zij een reactie terugkrijgen. Heerlijk, want dan hoef jij tijdens je vakantie niet continu jouw inbox te checken en weten andere mensen ook waar ze aan toe zijn. Hier enkele tips voor jouw out-of-office-reply:

 

1) Waar zit de out-of-office-reply eigenlijk?
Iedereen kan een out-of-office-reply instellen, maar veel mensen niet waar ze dit kunnen instellen. Je gaat namelijk gewoon naar instellingen > algemeen > automatisch antwoord.
En voilá! Nu nog alleen een leuke tekst typen en je hebt je eigen out-of-office bericht.

2) Wacht niet tot het laatste moment
Bedenk ruim van te voren om een out-of-office-reply te maken! Dan heb je meer tijd om een leuk bericht te bedenken en zijn mensen ook op tijd op de hoogte van je afwezigheid. Collega’s kunnen het bijvoorbeeld op tijd aangeven als zij nog werk hebben dat écht af moet voordat jij straks het kantoor ontvlucht bent. Zo kun jij onbezorgd van je vakantie genieten!

3) Vermeld wanneer je wel weer bereikbaar bent
De voornaamste reden voor een out-of-office-reply is om mensen op de hoogte te kunnen stellen van jouw afwezigheid.
Het is daarom noodzakelijk om te vermelden wanneer je weer bereikbaar bent. Op deze manier stel je klanten of collega’s gerust en voorkom je veel onnodige e-mails die zich in jouw inbox opstapelen.

4) Vermeld bij wie mensen wel terecht kunnen
Een tip die ook wel handig is, is om mensen door te verwijzen naar je collega’s. Als er dan een vraag is (die echt niet kan wachten tot je terug bent) weten zij bij wie ze terecht kunnen voor een antwoord. Oh, en vergeet dan ook niet je collega’s op de hoogte te stellen van deze vermelding in jouw out-of-office. Dan kunnen ze hier zich op voorbereiden. Het is namelijk altijd fijn om te weten waar je aan toe bent als je een e-mail krijgt die in eerste instantie bestemd is voor jouw collega.  
 

5) Geef je out-of-office een boost!
Een out-of-office-reply is altijd heel informatief. Dat is ook logisch, want klanten of collega’s hebben jou nodig. Maar waarom zou je hem niet opleuken? Zo kan je jouw out-of-office-reply een persoonlijk tintje geven, waardoor mensen hem vrolijker ontvangen.


Ter inspiratie geven we je een leuk voorbeeld:

Goed nieuws! Ik heb je e-mail ontvangen. Slecht nieuws: Ik ben er niet om je mail te beantwoorden. Dringend hulp nodig? Mijn collega’s zijn er gelukkig wel! Mail gerust naar (e-mailadres) met al je vragen! Niet dringend? Vanaf (datum) ben ik weer aanwezig om mijn e-mail te beantwoorden.

 

6) Vergeet je out-of-office-reply niet uit te schakelen als je weer terug bent
Hoe lekker het ook is om even geen e-mails te krijgen waarin mensen van alles van je verlangen, is het verstandig om de melding weer uit te zetten zodra je weer terug bent van vakantie. Er komt een tijd waarop je toch ooit moet gaan beginnen met het beantwoorden van al je mailtjes. Hoe langer je wacht, hoe meer werk het zal zijn.