Marlot Anna Cruiming

Come to the Netherlands, they said! It’ll be fun, they said…

Gepubliceerd op 959

Je hoort het steeds vaker; buitenlandse krachten die worden aangenomen door Nederlandse bedrijven omdat het lastig (of soms zelfs onmogelijk) is om de perfecte werknemer in Nederland te vinden. De vraag is nu; is het wel zo makkelijk als het lijkt, en wat is hiervoor allemaal nodig? Over de eerste vraag kan ik duidelijk zijn. Ja, het is makkelijk, maar dan moet je wel de juiste partners hebben die je begeleiden in het hele proces. De tweede vraag is ingewikkelder, maar ik zal hieronder stapsgewijs aangeven wat er moet gebeuren, wat daarvoor nodig is, en waar je op moet letten.

 

Het ALLEREERSTE dat je moet doen, is een immigratiekantoor laten nagaan of je Erkend Referent kan worden bij de IND. Zonder dit referentschap is het erg moeilijk om kennismigranten aan te nemen. De IND kijkt naar verschillende factoren: hoelang staat je bedrijf al ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, hebben de directeuren stiekeme dingen gedaan in het verleden, staat je bedrijf op het randje van faillissement, enzovoort. Voor een uitgebreid overzicht, en alle overige informatie, kun je kijken in de folder van de IND. Klik daarvoor op deze link: https://ind.nl/Formulieren/3075.pdf. Het kan wel even duren voordat je referent bent, minimaal 3 maanden als je bedrijf niet langer dan 18 maanden bestaat, dus zorg ervoor dat dit geregeld is voordat je in gesprek gaat met de buitenlandse kandidaten. 

 

Goed, dan het daadwerkelijke proces. Als eerste moet je natuurlijk een gesprek met de sollicitant hebben. Het eerst gesprek kan via Skype, maar voor het tweede gesprek is het toch prettig om de sollicitant in levende lijve te kunnen ontmoeten. Dat kan, hiervoor heeft de kandidaat nog geen werkvergunning nodig. Afhankelijk waar hij vandaan komt, kan hij naar je kantoor komen met een Schengen visum. Simpel proces, misschien heeft hij momenteel nog een geldig Schengen visum in het paspoort. Wijs hem er wel op dat hij niet meer dan 90 dagen binnen een tijdsbestek van 180 dagen in het Schengengebied mag zijn. Is het een EU-er? Geen punt. Gewoon over laten komen. Sommige collega’s kiezen ervoor om het immigratie- en relocationkantoor te laten bellen met de werknemer, om hem uit te leggen hoe leven in Nederland is, met welke kosten hij rekening moet houden, hoeveel hij zal gaan betalen voor de huur van zijn appartement, enzovoort. Scheelt de HR-afdeling weer een uurtje werk, en sommige kantoren doen dit als onderdeel van de service. Er hoeft dus niet extra voor te worden betaald.

 

En dan. De kogel is door de kerk. We gaan hem een aanbod doen! Check eerst met je immigratie- en relocatiekantoor (laten we het voor het gemak EMG noemen, niet eens zozeer voor de marketing, maar gewoon omdat het makkelijker is), check eerst met EMG wat de stappen worden. Verdient hij genoeg om als kennismigrant aangenomen te worden (de norm voor 2018 is € 4.404,- exclusief vakantietoeslag voor 30 jaar en ouder, en € 3.229,- voor jonger dan 30)? Heeft hij een inreisvisum nodig? Wat hebben zijn familieleden nodig? Kunnen die als dependent mee? Wanneer kan hij eigenlijk starten? En relocation technisch, moeten we tijdelijke accommodatie voor hem regelen? Wat is de prijs hiervoor? En wat nou als we hem een huis laten uitzoeken terwijl hij nog niet in Nederland is?

 

Als alles helder is, en je weet wat je moet doen om hem op de goede manier aan te nemen, kan er worden gestart met de aanvraag voor zijn work and/ or residence permit. Afhankelijk van waar de werknemer vandaan komt, het werktempo van de ambassade (of het consulaat) in kwestie en de wachttijden bij de IND, moet je rekenen op ongeveer 4-5 weken voordat de aanvraag is beslist. Tijdens deze aanvraag is het niet aan te raden dat de werknemer zich in Nederland bevindt. Wel is het goed als EMG dan al in contact is met de medewerker. Het beste is om te starten met een welcome call met zowel de werknemer als de familieleden (vooral kinderen van boven de 10 jaar willen heel graag meepraten over de grote verandering en vinden het heel belangrijk te weten dat zij ook bij iemand terecht kunnen als ze iets te vragen hebben). Voor deze call moet de relocation consultant echt alle tijd nemen en tijd en ruimte moet geven voor het stellen van alle vragen. ALLE VRAGEN. Ook vragen die voor ons als Dutchies logisch zijn, kunnen de expat best in de weg zitten. Zo heb ik eens een kwartier gesproken over een parkeervergunning. Voor een fiets. Maar toch, je merkte dat het geruststelde dat er tijd was om dit te bespreken.

 

We gaan weer verder met het immigratieproces. Na een aantal weken in de aanvraag goedgekeurd. Prima! Nu moet de werknemer, die visumplichtig is, naar de ambassade of het consulaat om een zogenaamde MVV-sticker op te halen. Deze sticker geeft de werknemer het recht om Nederland in te reizen, én al aan het werk te gaan voor zijn sponsor (jullie dus). Ook als de werknemer nog niet bij het Expat Center in Nederland is geweest, en dus nog niet de kans heeft gehad om zijn échte pasje op te halen, mag hij op basis van deze sticker en een geldig arbeidscontract al aan het werk. Het kan een paar weken (twee of drie) duren voordat de ambassade de sticker heeft afgegeven, en in deze tijd moet de werknemer het paspoort inleveren. Belangrijk om te weten, mocht hij nog tussentijds reisplannen hebben.

 

In de tussentijd heeft EMG de tijdelijke accommodatie geregeld, en al een afspraak gemaakt bij de gemeente (het Expat Center is altijd makkelijker, maar sommige van deze vragen een best bedrag voor de service. Voordeel: alles is in één klap geregeld. Ook hebben sommige locaties de regel dat voor bedrijven die net nieuw zijn in de betreffende stad, de eerste tien inschrijvingen kosteloos worden gedaan). Bij sommige banken hebben ze speciale International Client Desks. Heel handig, want alles is in het Engels (ook de afspraak), en de werknemer krijgt meteen een bankrekening, zelfs als er nog geen BSN-nummer beschikbaar is. Over dat BSN-nummer gesproken, de werknemer MOET een adres hebben om zich in te schrijven. De meeste tijdelijke accommodatie-providers geven toestemming om hem in te schrijven op hun adres, sommige bedrijven vinden het geen punt als hij zich inschrijft op het bedrijfsadres, maar dit is belangrijk om van tevoren na te gaan. Sommige mensen grijpen terug op de RNI-inschrijving als er geen adres beschikbaar is (Registratie Niet Ingezetene), maar dit is een beetje valsspelen. Dit mag namelijk alleen als je korter blijft dan 4 maanden, of niet meer dan 4 maanden in een totale tijd van 6 maanden in Nederland bent (als je bijvoorbeeld pendelt naar Duitsland of Nederland, of veel thuis werkt).   

 

Goed. Sticker ontvangen, vlucht geboekt (doe dit pas als het paspoort terug is bij de werknemer, je weet het nooit!), ze kunnen komen! Let erop dat sommige tijdelijke accommodaties alleen inchecken tijdens kantooruren. Nu is het belangrijk om zo snel mogelijk te starten met het zoeken naar een huis. Natuurlijk, de tijdelijke accommodatie is heerlijk (zie het als een hotel, met een gym, soms een zwembad, lekker in het centrum), maar het is ook schreeuwend duur. Probeer daarom de periode in de tijdelijke accommodatie te beperken tot drie weken tot een maand, en houd er rekening mee dat de meeste (90%) van de huurcontracten starten op de eerste van de maand. Boek (of laat boeken) dus altijd tot de eerste van de volgende maand, zodat je niet met een paar nachten in je maag zit.

 

EMG heeft verschillende pakketten om het zoeken naar een huis te vergemakkelijken. Is het een jonge expat, die al eerder in Nederland geweest is, en ontzettend veel ervaring heeft met Funda en Pararius? Dan kan het Basic pakket al voldoende zijn. Ze zoeken zelf, maken zelf de afspraken met de makelaar om te kijken, en laten weten aan EMG wanneer ze het juiste appartement hebben gevonden. De consultant helpt dan met het uitbrengen van het bod, de onderhandelingen, controleren het huurcontract, en helpen met de voorzieningen (gas, licht water, dat soort dingen) en de check in.

Heeft de expat toch wat meer hulp nodig, maar is hij wel zelfstandig genoeg om zonder begeleiding te gaan kijken? Dan is er een Medium pakket. Is dit pakket hoeft hij niet zelf te zoeken (het mag natuurlijk wel), en worden de afspraken voor hem gemaakt. De rest van het pakket staat gelijk aan het Basic pakket.

Is de expat een Hoge Pief, of heb je het gevoel dat hij meer bij de hand moet worden genomen in het hele proces? Dan is er nog het Full pakket. De consultant plant een dag vol met bezichtigingen (uiteraard afhankelijk van wat er beschikbaar is, een onzichtbare kip kun je niet laten zien) en begeleidt de expat (en het gezin) gedurende de hele dag.

 

Huis gevonden? Dan zijn we er bijna. Het adres moet worden gewijzigd bij de gemeente (wat de werknemer ook zelf kan doen, omdat EMG hem al heeft verteld dat een Digi-d superhandig is), er wordt gezocht naar een dokter en tandarts in de buurt van het nieuwe huis, er wordt nóg een keer op gehamerd dat hij echt, écht, ECHT een Nederlandse zorgverzekering moet hebben (ja, het is duur. Nee, het is niet eerlijk. Maar ja, het moet echt…) en de laatste puntjes worden op de i gezet. Een goede consultant blijft nog een goede tijd beschikbaar voor de werknemer en de gezinsleden, het is altijd prettig dat er een Grote Zus in Amsterdam altijd het goede antwoord weet op je vragen.

 

Belangrijke weetjes, die niet in het verhaal pasten maar wel heel nuttig zijn om te weten:

- Soms willen expats (vooral de wat jongere) met andere expats een huis delen. Dit kan niet altijd, sommige steden vinden dit maar niets. Meer informatie vind je via deze link: https://www.linkedin.com/pulse/housing-market-amsterdam-disaster-miriam-van-kempen/;

- Er is weinig plek op de internationale scholen, dus wees er vroeg bij of denk aan een lokale school;

- Neemt de werknemer huisdieren mee? Check of deze toegestaan zijn bij de tijdelijke accommodatie, en waarschuw hem dat het lastiger wordt om een huis te vinden. Niet alle huiseigenaren zijn hier blij mee, en kiezen liever een kandidaat zonder huisdieren;

- Zorg dat de werknemer op de hoogte is dat de zorgverzekering gaat in per de startdatum van de permit, of de datum dat hij is ingeschreven;

- Sommige nationaliteiten zin verplicht een TB-test bij de GGD te laten afnemen. De kosten hiervoor worden niet vergoed door de zorgverzekering;

- In veel gevallen komt een kennismigrant in aanmerking voor de 30% belastingregel. Ingewikkeld, maar gelukkig kunnen we daar ook mee helpen;

- Bijkomend voordeel van de 30%-regel is dat de werknemer zonder al te veel moeite zijn rijbewijs kan omwisselen. Het buitenlandse (niet-EU) rijbewijs is 185 dagen geldig in Nederland, daarna moet het worden gewisseld;

- Ook nog iets dat vaak een nare verrassing blijkt te zijn: gemeentelijke heffingen. Lees er meer over via deze link: https://www.linkedin.com/pulse/municipality-taxes-what-why-you-paying-them-miriam-van-kempen/.

 

Buitenlandse krachten aannemen. Met een beetje hulp is het helemaal niet moeilijk.

 

Wil je meer informatie? Kom dan eens een kopje koffie drinken bij ons op kantoor, of bel ons op 020 70 70 551. We helpen graag!

 

Groeten,

Miriam van Kempen.

 

Mobility Consultant

Expat Management Group.