Carrièretips & nieuws

Carmen Hazeleger

Altijd op de hoogte. Moet dat?

Gepubliceerd op

Het klinkt zo mooi: overal van op de hoogte zijn. Met een druk op de knop weet je precies hoe je bedrijf ervoor staat en kun je bijsturen. Het liefst lekker snel en dat kan gelukkig ook. Dankzij e-mail, social media en tal van apps communiceren we nu sneller en meer dan ooit tevoren. Dat biedt uiteraard veel voordelen maar wat levert al die communicatie ons nu eigenlijk echt op? En is het eigenlijk wel nodig om altijd van alles op de hoogte te zijn? 

 

 

Prikkels
Snel even een e-mailtje sturen, dan een artikel lezen en tegelijkertijd een telefoongesprek voeren terwijl je je een whatsapp-bericht binnenkrijgt. En dat alles binnen de vijf minuten die je hebt voordat je volgende afspraak begint. Het is een beeld van hoe de gemiddelde dag van een gemiddelde werknemer er anno 2016 uitziet.

 

Verdwenen is de rustige kantooromgeving waar vol concentratie gewerkt wordt. In plaats daarvan werk je tegenwoordig in een dynamische omgeving met veel, heel veel prikkels. En dat is niet altijd een goede zaak.

 

 

Meer doen, minder bereiken
Want in plaats van geconcentreerd door te werken, zijn we geneigd om verschillende dingen tegelijk te doen. Iedere keer als onze telefoon trilt, piept of een melding op het computerscherm verschijnt, springen wij op en beginnen we aan iets nieuws. We noemen dat multitasken, hoewel dat geen goede term is: eigenlijk switchen we van de ene taak naar de andere. En dat heeft desastreuze gevolgen voor onze productiviteit.

 

Tal van onderzoeken hebben het al aangetoond: multitasken werkt contraproductief. We maken meer fouten en doen langer over de taken dan dat we ze achter elkaar zouden afwerken.  Daarnaast zorgt multitasken ook nog eens voor toename van de hormonen cortisol en adrenaline, met overprikkeling van het brein en haastig denkwerk tot gevolg.

 

 

Snoepgoed voor de hersenen
Helaas is ons brein uitermate gevoelig voor de verleiding van multitasking. Neurowetenschapper Daniel Levitin noemt het een dopamineverslaving-feedbacklus, die de hersenen beloont voor het verlies aan focus. Ook de behoefte aan nieuwe impulsen speelt ons parten en dus zoeken we zelfs afleiding. Moderne communicatie-apps met hun likes en meldingen vormen zo het ultieme snoepgoed voor onze hersenen.

 

Lastig te bestrijden dus, ténzij je rekening houdt met de gebrekkige aanpassing van ons mensenbrein aan de moderne leef- en werkomstandigheden. Want het kan anders.

 

 

Het alternatief: 4 snelle tips
Dat betekent gelukkig niet dat we terug moeten naar een ouderwetse werkomgeving waar alleen maar stilte heerst en elektronische apparaten verbannen zijn (hoewel dat ongetwijfeld de concentratie en productiviteit ten goede zou komen). Maar wel dat we kritischer en vooral  slimmer om moeten gaan met alle nieuwe technologische snufjes.

 

1. Beperk digitale afleiding
Stap 1 is om de afleiding te beperken, of het nu gaat om piepjes op de telefoon of pop-ups omdat je een nieuwe e-mail hebt binnengekregen of andere meldingen. Alle programma's zijn zo in te stellen dat die meldingen uitgezet kunnen worden. Het kost een paar minuten tijd maar de winst in concentratie en tijd is enorm.

 

2. Beperk live storingen
Ook storingen door collega's of medewerkers zijn overigens een grote bron van afleiding, zoals bleek uit een online onderzoek dat Goed Georganiseerd onlangs uitvoerde onder ruim 300 werknemers en ondernemers. Goede onderlinge afspraken en eventueel specifieke storingsvrije werkplekken kunnen daar een positieve bijdrage aan leveren. Ook mag de telefoon regelmatig een uurtje uit.

 

3. Beperk je online tijd
Absolute winstpakker is in dit geval het beperken van je e-mailtijd. Enkele keren per dag je mail checken is ruim voldoende . Ook als je niet continu op de hoogte bent, kun je je werk gewoon doen. En wees je bewust van de verleiding om te klikken op een ongelezen mailbericht, ook jouw brein is er gevoelig voor! Laat je e-mailprogramma ongeopend en werk in plaats daarvan met je agenda open. En natuurlijk geldt hetzelfde voor social media.

 

4. Deel je werk goed in
Besluiten waar je je tijd de komende uren aan zult besteden, vermindert de kans dat je afdwaalt naar een ander onderwerp. Maak daarom een goede planning die concreet genoeg is en je zo helpt te focussen op de taken die echt moeten gebeuren. Met in die planning natuurlijk ook ruimte om wel op gezette tijden je berichten te checken en zo op de hoogte te blijven. Maar niet meer dan nodig is.

 

 

Afleiding probleem voor iedereen
Het maakt trouwens niet uit of je werkgever, werknemer of werkzoekende bent. Uit het onderzoek van Goed Georganiseerd kwam naar voren dat niet alleen werknemers last hebben van de afleiding. Ondernemers worden op dezelfde manier en in dezelfde mate geplaagd door de moderne verleidingen. Ook werkzoekenden hebben last van afleiding.
 
Wil je ook graag een online training volgen? Dat kan! Ga dan naar: http://goed-georganiseerd.nl/