Carrièretips & nieuws

Capteur

5 dingen die u moet doen als een werknemer ontslag neemt

Gepubliceerd op

Het is uw taak om de laatste weken en de overgang daarna zo soepel mogelijk te laten verlopen voor u, uw team en de werknemer die weggaat.

1. Peil de situatie
Bij iedere werknemer die weggaat is het weer anders: de manier waarop hij of zij de laatste weken aanpakt. Sommige werknemers blijven productief en maken netjes hun uren, anderen raken ongemotiveerd en onproductief en dan zijn er nog personen die het echt niks meer uit lijken te maken. Het eerste wat u moet doen zodra een werknemer zijn of haar ontslag indient is peilen hoe de houding van deze persoon is. Wil hij of zij met u overleggen hoe de werkzaamheden het beste afgerond en overgedragen kunnen worden of laat hij of zij het gesprek verder van u afhangen?

Laat de houding van de vertrekkende werknemer tijdens dit gesprek bepalen hoe u wil dat de rest van het team wordt ingelicht. In sommige gevallen is het beter als u een snelle team meeting opzet, voordat u de werknemer het vertrek laat aankondigen en daarmee de toon laat zetten, terwijl u het misschien prima aan de vertrekkende werknemer over durft te laten als hij of zij een gemotiveerde en zorgzame indruk maakt.

2. Maak een plan voor de overdracht van de werkzaamheden
Maak samen met de vertrekkende werknemer een plan van aanpak voor de overdracht van de werkzaamheden. Uw idee van wat moet worden overgedragen en wat nog voor vertrek moet worden afgerond kan verschillen van die van de werknemer.

Vraag uw werknemer een document te maken waarin alle dagelijkse en wekelijkse werkzaamheden, de lopende projecten en contactpersonen worden vermeld. Beoordeel het document en vraag, waar nodig, om extra informatie. Bespreek wat uw werknemer nog voor vertrek gaat afronden en zorg ervoor dat het overdrachtsdocument verder zo compleet mogelijk is.

Richt u vervolgens op de verdeling van de werkzaamheden en projecten onder de overige teamleden. Denk er ook aan dat jullie samen beslissen hoe de werknemer zijn of haar (externe) contacten inlicht over het aanstaande vertrek en zorg ervoor dat iedereen een vervangende contactpersoon toegewezen krijgt. Check zo’n vijf werkdagen voor vertrek of de werknemer op schema ligt met de laatste werkzaamheden.

3. Zorg ervoor dat u weet wat uw vertrekkende werknemer weet
Kennisoverdracht is erg belangrijk. Als uw werknemer kennis heeft die u niet heeft, zorg er dan voor dat deze kennis overgedragen wordt. Doet u dit niet, dan verdwijnt deze specifieke kennis zodra uw werknemer de deur uitloopt. Evalueer dus tijdig of uw vertrekkende werknemer kennis heeft van bepaalde dingen waar anderen binnen uw team geen kennis van hebben, voordat uw werknemer vertrokken is. Beschikt uw werknemer over specifieke of belangrijke informatie, zorg er dan voor dat deze kennis gedocumenteerd wordt voor later gebruik.

4. Beoordeel of de vertrekkende werknemer moet worden vervangen
Als het overdrachtsdocument compleet is en er kennisoverdracht heeft plaatsgevonden, dan kunt u aardig goed inschatten waar uw werknemer verantwoordelijk voor was en hoeveel werk er na het vertrek blijft liggen. Vergelijk dit met de werkzaamheden van uw overige teamleden: welke prioriteiten hebben zij, hoe is de werkdruk en is het nodig om een nieuwe werknemer aan te nemen. Het kan ook zijn dat u zich realiseert dat u geen nieuwe werknemer nodig heeft of dat het een goed moment is om uw team opnieuw in te delen. In ieder geval is het goed om hier zo snel mogelijk over na te gaan denken. Mocht u op korte termijn een nieuwe medewerker nodig hebben, dan moet u zo snel mogelijk alle processen daarvoor in gang zetten.

5. Wens uw werknemer het beste
Zorg ervoor dat jullie beide onder goede omstandigheden afscheid van elkaar nemen. Wens uw vertrekkende werknemer succes in zijn of haar nieuwe functie. Als u een goede werknemer verliest en gunt u hem of haar daadwerkelijk het beste, dan kunt u uzelf aanbieden als referentie en aanmoedigen contact te houden. U weet immers nooit wanneer jullie paden elkaar weer zullen kruisen.