Carrièretips & nieuws

Capteur

Reageren op een sollicitatiebrief – de tips!

Gepubliceerd op

Vorige week schreven we al dat iedere sollicitatieprocedure netjes afsluiten één van de tien kwaliteiten is waar excellente interviewers over beschikken. Niet reageren op een sollicitatiebrief of een sollicitatieprocedure na een gesprek niet afronden is niet alleen onbeleefd en onprofessioneel, het is ook niet goed voor het bedrijfsimago.
 
Daarnaast is het ook voor sollicitanten erg belangrijk dat ze een reactie krijgen nadat ze hebben gesolliciteerd; zij willen natuurlijk graag weten waar ze aan toe zijn. Geen reactie krijgen na een sollicitatie is zelfs de grootste ergernis van werkzoekenden, maar ook met een standaard reactie scoort u geen punten, blijkt uit onderzoek van uitzendbureau Unique.
 
Er zijn drie soorten brieven/mails die u kunt sturen, namelijk voor de bevestiging, de uitnodiging en de afwijzing. 
 
1. De bevestiging
Maak er gewoonte van om na iedere ontvangen sollicitatiebrief een bevestiging van ontvangst te sturen. Hiermee creëert u een win-win situatie: de sollicitant ervaart een nette behandeling en het scheelt u een hoop telefoontjes van kandidaten die zich afvragen of u hun brief hebt ontvangen. U vermeldt het volgende in het bevestigingsbericht het volgende: dat u de sollicitatiebrief in goede orde hebt ontvangen en dat u de sollicitatiebrief in behandeling neemt. Eventueel kunt u ook vermelden wanneer de sollicitant hoort of hij wel of niet wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, want ook dit scheelt u weer veel telefoontjes in tussentijd.
 
2. De uitnodiging
Zodra u uit alle sollicitatiebrieven en CV’s de kandidaten hebt geselecteerd die op gesprek mogen komen, stuurt u de officiële uitnodiging. Indien de datum en het tijdstip in overleg met de kandidaat moeten worden bepaald, dan kunt u dit het beste telefonisch bespreken. Stuur dan wel altijd een bevestiging per brief of per mail, zodat u en de kandidaat terug kunnen lezen wat er is afgesproken. Een uitnodiging kan natuurlijk ook per brief of per mail, waarin u als eerste vermeld dat u de kandidaat graag uitnodigt voor een eerste gesprek. In beide gevallen, de bevestiging van het telefoongesprek en de uitnodiging per brief of mail, vermeldt u ook het volgende: de datum en tijd van het gesprek, de plaats waar het gesprek zal plaatsvinden en wie (namen en functies) bij het gesprek aanwezig zullen zijn. Eventueel kunt u een omschrijving van de functie en informatie over het bedrijf bijvoegen.
 
3. De afwijzing
Het is voor sollicitanten niet leuk om te horen dat de keuze niet op hen is gevallen en wellicht vindt u het ook niet leuk om deze mededeling te moeten doen. Voor beide partijen is het daarom prettig als de sollicitatieprocedure netjes wordt afgehandeld. Of u dit telefonisch doet of per brief of mail, vermeldt in alle gevallen het volgende: zo specifiek mogelijk waarom de sollicitant niet is gekozen, denk eraan dat u hierbij niet discrimineert, en of de sollicitatiebrief nog voor een bepaalde periode wordt bewaard voor toekomstige vacatures, denk eraan dat u uw contactgegevens vermeldt voor sollicitanten die hier bezwaar tegen hebben.