Functieomschrijving
Functieomschrijving
- Voorstellen van prioriteiten, termijnen en opvolging en (waar nodig na fiattering van leidinggevende) daar zelfstandig uitvoering aan geven.
- Administratieve ondersteuning leidinggevende (t.b.v. Reizen, HR zaken, ICT-verzoeken, financiën).
- Frequent notuleren van vergaderingen, zoals in het Nederlands als in het Engels; voorbereiden agenda en vergaderstukken.
- Zorgdragen voor afstemming tussen de agenda's van de verschillende overleggen.
- Identificeren, organiseren, opvolgen, monitoren en rapporteren van besluiten en actiepunten uit de vergaderingen.
- Communicatie binnen de organisatie over nieuwe procedures en besluiten en indien van toepassingen signaleren van niet lopende procedures waarvoor zelf een voorstel voor aanpassing wordt gedaan.
- (mede) organiseren van bijeenkomsten/events.
- Als achtervang voor de management assistent:
- Algehele ondersteuning op het vakgebied van de leidinggevende als Directeur ESA.
- Coördinerende taken en werkzaamheden zowel ten behoeve van de leidinggevende als richting de organisatie.
- Complex agendabeheer: het proactief en zelfstandig managen van de agenda en mailbox.
- Correspondentie: managen, in concept beantwoorden en waar mogelijk zelfstandig opvolgen van professionele (e-mail) correspondentie namens leidinggevende.
Het is een zeer veelzijdige functie, waarbij de lat hoog ligt en er snel geschakeld moet worden. Je bent dan ook een aanpakker die van nature georganiseerd en gestructureerd werkt en energie krijgt van de grote dynamiek in de werkzaamheden.
Functie-eisen
Wij zoeken een enthousiaste, betrokken en zelfstandige teamspeler die zich in onderstaande punten herkent:
- HBO en minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
- Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische onderwijs- en onderzoeksomgeving.
- Goede beheersing van zowel de Engelse als de Nederlandse taal.
- Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, MS Teams, Sharepoint en Excel) en vergader tooling.
- Organisatietalent, dat verbanden legt en zorgt voor oplijning in de besluitvormingsprocessen.
- Communicatief sterk, betrokken en het vermogen om mee te denken met de organisatie.
- Representatief, servicegericht, consciëntieus, stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat.
- Flexibel, proactief en snel van begrip.
- Vermogen om moeiteloos te kunnen schakelen tussen higher en lower level taken.
Arbeidsvoorwaarden
Organisatie
De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert zowel vanuit centraal als vanuit faculteiten een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet- en regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering. De dienst is zeer professioneel georganiseerd en is uniek in hoe de afstemming met de faculteiten georganiseerd is.
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.
Daarnaast bieden we jou:
- Een maandsalaris van minimaal €3.072,- tot maximaal €4.103,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).
- Het betreft een aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,6 fte met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend. Mogelijk kun je aangesteld worden via EuFlex, de detacheringsorganisatie van de TU/e.
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
- Keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
- Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!
Informatie en sollicitatie
Informatie & sollicitatie
Over de TU/e
De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.
Wil je wat meer gevoel krijgen bij onze campus? Kijk dan eens naar deze filmpjes!
- We are Eindhoven University of Technology - YouTube
- Welcome to our campus - YouTube
- Explore our Research (tue.nl)
Meer informatie
.
Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.
Het salaris bedraagt €3072 - €4103