Als secretaresse van de Raad van Bestuur bied jij organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan de bestuurders van Fivoor. Jij weet als geen ander te ontzorgen en stelt het bestuur in staat hun activiteiten goed, tijdig en volledig uit te voeren.
Samen met je collega bestuurssecretaresse vorm je het epicentrum rondom het bestuur. Fivoor heeft een tweekoppig bestuur. Beide secretaresses zijn toegewezen aan een lid van de Raad van Bestuur, maar jullie werken als team gezamenlijk voor beiden. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar en samen weten jullie het secretariaat verder te professionaliseren.
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Raad van Bestuur op alle voorkomende secretariële werkzaamheden:
- Je organiseert het agendabeheer, de post- en mailverwerking en correspondentie van de bestuurder(s).
- Je sluit aan bij bestuurlijke overleggen (zoals de overleggen met de Raad van Commissarissen, aandeelhouders en de vergaderingen van de Raad van Bestuur).
- Je notuleert feilloos en signaleert acties ter voorbereiding op of naar aanleiding van deze overleggen.
- In deze rol ben je mede het visitekaartje van de Raad van Bestuur en je weet je hierin goed te presenteren.
Wat deze functie extra uitdagend maakt is dat er ruimte is voor initiatief en het verder professionaliseren van het bestuurssecretariaat. Fivoor is een jonge organisatie, wat er mede voor zorgt dat er nog volop ruimte is voor doorontwikkeling van werkprocessen. Jouw ervaring en ideeën zijn dus meer dan welkom.
Naast de nauwe samenwerking met de andere bestuurssecretaresse, heb je een korte lijn richting de bestuurssecretaris die tevens leidinggevende is van het team Bestuursondersteuning waarvan het bestuurssecretariaat onderdeel is.