Assistenz des Studienzentrums (d/w/m) Friede Springer Cardiovascular Prevention Center - DM.84.24

Arbeiten an der Charité

Das Forschungszentrum für kardiovaskuläre Prävention (kurz: FS-CPC) wurde im Juli 2022 am Campus Benjamin Franklin der Charité gegründet und hat sich zum Ziel gesetzt, neue Wege in der Prävention von Herz-Kreislauf-Erkrankungen zu gehen. Dabei wird die individuelle Gesunderhaltung in den Vordergrund gestellt und die Erforschung innovativer Präzisionsstrategien vorangetrieben. Wir bieten ein spannendes Arbeitsumfeld in einem sich neu entwickelnden medizinischen Bereich der Herz-Kreislauf Prävention in einem innovativen, modernen Zentrum an einer der größten Universitätskliniken Europas. Sie sind an dem Aufbau und Betrieb des FS-CPC von Beginn an beteiligt und sind Teil eines freundlichen und fachkompetenten Teams. Wir legen großen Wert auf ein respektvolles und wertschätzendes Miteinander, das wir als wichtigen Bestandteil unserer Teamkultur sehen und aktiv leben. Eine Beschäftigung in Teilzeit ist möglich.

Die Stelle im Überblick

Wir sind ein interdisziplinäres Team von kreativen, freundlichen und hochmotivierten Kollegen aus verschiedenen Fachbereichen und suchen Unterstützung bei der Administration im Aufbau des Studienzentrums mit folgenden, vielfältigen Aufgaben:

• Terminmanagement; zum Teil sehr komplexe Koordination von Terminen, inkl. Vor- und Nachbereitung
• Koordination und Priorisierung von Aufträgen der Leitungsgruppe, Informationsflüssen und Prüfung von internen und externen Anfragen
• Assistenz im Personalmanagement: Zusammenstellung der Einstellungsunterlagen, Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Reisemanagement: Dienstreiseanträge und Abrechnungen, Reisebuchungen etc.
• Dienstplan-Koordination für Ärzteschaft im Studienzentrum
• Bestell- und Rechnungswesen: Fungieren als Ansprechpartner für Büro- und ggf. Laborbestellungen sowie Wareneingangsbuchungen, Rechnungskontrolle
• Sachanlagenverwaltung: Inventarisierung, Organisation von Gerätewartung und -reparatur etc.
• Erstellen von Dokumenten, Protokollen und Präsentationen; Literaturrecherchen etc.

Danach suchen wir

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation 
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit
• Ihre Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind sehr gut und Sie beherrschen sicher die gängigen MS-Office-Programme in Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams); Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil
• Sie sind belastbar und bleiben auch bei erhöhtem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert, um die Aufgaben des Tagesgeschäfts zu bearbeiten.
• Sie haben ein sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement und verfügen zudem über eine gute Problemlösungskompetenz
• Sie sind eine freundliche, kommunikative Persönlichkeit und haben Freude an neuen Herausforderungen
• Ein selbständiger Arbeitsstil, Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit sowie Kooperations- und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
• Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 25 Wochenstunden möglich
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 15.05.2024
• Kennziffer: 3110