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Originele vacaturetekst

Team Lead - Intra Group Contract Management (m/w/d) [Job Profile: Vendor Management Specialist]

Team Lead - Intra Group Contract Management (m/w/d) [Job Profile: Vendor Management Specialist] Job ID:R0142823Full/Part-Time: Full-timeRegular/Temporary: RegularListed: 2021-10-20Location: EschbornPosition Overview

Within Global Procurement the Third Party Management (TPM) and Intra-Group Management (IGM) function is responsible for ensuring Deutsche Bank (DB) meets the increasingly high standards of third party risk management as determined by the Regulators and the risk appetite of the Bank, outlined in the Third Party Risk Management (TPRM) Framework.

The IGM team are responsible for ensuring that all intra-group outsourcing (IGO) services, which are services performed by one DB legal entity for another, are risk assessed and captured within the contractual framework requirements of DB entities. In addition to the ongoing IGO operational requirements, due to the emerging challenges presented by regulators to the third party management and intra-group population, DB have embarked on ambitious plans to transform the overall approach to TPRM. Building on the significant improvements delivered in the last few years, the Future State TPRM initiative is a Key Deliverable for DB and priority for Global Procurement aimed at designing, building and implementing an improved policy and framework; simpler risk processes; re-aligned roles and responsibilities in 1st and 2nd line; a new operating model; and new systems and tooling.

A part of the Intra Group Management (IGM), the Intra-Group Contract Management (IGCM) Team is a global support team with the primary objective of supporting the contractual framework requirements of DB entities and its branches by drafting intra group agreements, uploading in central repository and maintaining the database.

Within the IGCM team, there is now a vacancy for a Team Lead role responsible for the operational management of one of the contracts teams consisting of 3 colleagues. The team manages the contract drafting process and gives clear direction to the business on what contractual requirements are needed which meets standards set by DB Legal and the Regulators. The candidate will report to the Head of IGCM.

Your key responsibilities

  • The implementation and execution of the Intra Group Contractual Framework and adherence to minimum control requirements set out in the IGCM Key Operating Document. These include a number of documents including service schedules and service level agreements that are unique to the regulatory requirements of the specific country / Regions to ensure 100% adherence. This requires a thorough understanding of different contractual frameworks within the bank.
  • Closely collaborate with stakeholders across the business and advising on IGO contractual requirements. Updating stakeholders on the project status through various forums and ensure timely response and resolution of their requests. Also engages with Risk Type Control functions of bank including Legal, Finance (billing), Tax, TP etc. for ensuring appropriate contractual clauses in the Contracts to mitigate any related risks.
  • Accurate and timely reporting as per the defined SLAs and monitoring of the contract roll-out tracker and pending signatures.
  • Lead a team of 3 colleagues with a global footprint and manage team performance, including resource allocation, utilization, objective setting, performance reviews, regular 1-2-1’s and team motivation.
  • Support the Head of IGCM to implement various strategic initiatives within the team, suggest and drive ideas for process improvements, redesign of key operating documents and address Risk/Audit engagement, ensuring value is delivered, and opportunities for improvement are realized.

Your skills and experience

  • Extensive industry experience in Contract Management/ Operations Management or similar areas. Candidates with exposure to Procurement, Legal, Risk, and/or Finance background(s) would be ideal for this profile.
  • experience of prior team management in a global environment would be advantageous along with German language skills.
  • Excellent verbal and written communication skills with strong attention to detail. Having the ability communicate complex contractual structures in a simplified way to stakeholders is essential.
  • Relationship management orientation to establish connects with key internal stakeholders (e.g. COO-Delegates, SRO’s, Business Approvers, etc.). Working exposure with senior management would be advantageous.
  • Results driven, highly motivated individual who has the ability to take ownership, work autonomously, as well as part of a team spread across time zones and under time restraints. Must have a strong knowledge of MS Word, MS Excel and MS PowerPoint

Contact: Stefan.fricke@db.com

Bereich

Innerhalb von Global Procurement ist die Funktion Third Party Management (TPM) und Intra-Group Management (IGM) dafür verantwortlich, dass die Deutsche Bank (DB) die zunehmend hohen Standards des Risikomanagements für Dritte erfüllt, wie sie von den Aufsichtsbehörden und der Risikobereitschaft der Bank festgelegt und im Third Party Risk Management (TPRM) Framework dargelegt sind.

Das IGM-Team ist dafür verantwortlich, dass alle konzerninternen Outsourcing-Dienstleistungen (IGO), d. h. Dienstleistungen, die von einer DB-Rechtseinheit für eine andere erbracht werden, einer Risikobewertung unterzogen und innerhalb der vertraglichen Rahmenanforderungen der DB-Einheiten erfasst werden. Zusätzlich zu den laufenden IGO-Betriebsanforderungen hat die DB aufgrund der sich abzeichnenden Herausforderungen, die von den Aufsichtsbehörden an das Management von Dritten und konzerninternen Dienstleistungen gestellt werden, ehrgeizige Pläne zur Umgestaltung des Gesamtansatzes für TPRM in Angriff genommen. Aufbauend auf den signifikanten Verbesserungen der letzten Jahre ist die Future State TPRM-Initiative ein Key Deliverable für die DB und eine Priorität für Global Procurement, die darauf abzielt, eine verbesserte Richtlinie und ein verbessertes Rahmenwerk, einfachere Risikoprozesse, neu abgestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten in der ersten und zweiten Linie, ein neues Betriebsmodell sowie neue Systeme und Werkzeuge zu entwerfen, aufzubauen und zu implementieren.

Als Teil des Intra Group Management (IGM) ist das Intra-Group Contract Management (IGCM)-Team ein globales Support-Team mit dem primären Ziel, die vertraglichen Rahmenbedingungen der DB-Einheiten und ihrer Niederlassungen zu unterstützen, indem es konzerninterne Vereinbarungen entwirft, in das zentrale Repository hochlädt und die Datenbank pflegt.

Innerhalb des IGCM-Teams ist nun eine Stelle als Teamleiter zu besetzen, der für das operative Management eines der Vertragsteams, bestehend aus 3 Kollegen, verantwortlich ist. Das Team verwaltet den Prozess der Vertragserstellung und gibt dem Unternehmen klare Anweisungen, welche vertraglichen Anforderungen erforderlich sind, die den von DB Legal und den Regulierungsbehörden festgelegten Standards entsprechen. Der Kandidat berichtet an den Head of IGCM.

Ihre Hauptaufgaben

  • Die Implementierung und Ausführung des konzerninternen Vertragsrahmens und die Einhaltung der Mindestkontrollanforderungen, die im IGCM Key Operating Document festgelegt sind. Dazu gehören eine Reihe von Dokumenten, darunter Servicepläne und Service Level Agreements, die auf die regulatorischen Anforderungen des jeweiligen Landes / der jeweiligen Region abgestimmt sind, um eine 100-prozentige Einhaltung zu gewährleisten. Dies erfordert ein gründliches Verständnis der verschiedenen vertraglichen Rahmenbedingungen innerhalb der Bank.
  • Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern im gesamten Unternehmen und Beratung zu den vertraglichen Anforderungen der IGO. Aktualisierung der Stakeholder über den Projektstatus durch verschiedene Foren und Sicherstellung einer zeitnahen Reaktion und Lösung ihrer Anfragen. Arbeitet auch mit den Risikokontrollfunktionen der Bank zusammen, einschließlich Recht, Finanzen (Abrechnung), Steuern, TP usw., um angemessene Vertragsklauseln in den Verträgen zu gewährleisten und damit verbundene Risiken zu mindern.
  • Genaue und rechtzeitige Berichterstattung gemäß den definierten SLAs und Überwachung des Vertrags-Rollout-Trackers und der ausstehenden Unterschriften.
  • Führung eines Teams von 3 Kollegen mit globaler Präsenz und Management der Teamleistung, einschließlich Ressourcenzuweisung, Auslastung, Zielsetzung, Leistungsüberprüfungen, regelmäßige 1-2-1's und Teammotivation.
  • Unterstützung des Head of IGCM bei der Umsetzung verschiedener strategischer Initiativen innerhalb des Teams, Vorschlagen und Vorantreiben von Ideen für Prozessverbesserungen, Neugestaltung wichtiger Betriebsdokumente und Auseinandersetzung mit dem Thema Risiko/Audit, um sicherzustellen, dass Mehrwert geliefert und Verbesserungsmöglichkeiten realisiert werden.

Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen

  • Tiefgreifende Branchenerfahrung im Vertragsmanagement/ Operations Management oder ähnlichen Bereichen. Kandidaten mit Erfahrung in den Bereichen Beschaffung, Recht, Risiko und/oder Finanzen wären ideal für dieses Profil.
  • Erfahrung in der Leitung eines Teams in einem globalen Umfeld sind von Vorteil, ebenso wie deutsche Sprachkenntnisse.
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit ausgeprägter Liebe zum Detail. Die Fähigkeit, komplexe Vertragsstrukturen in vereinfachter Form an Stakeholder zu kommunizieren, ist unerlässlich.
  • Beziehungsmanagement-Orientierung, um Verbindungen zu wichtigen internen Stakeholdern herzustellen (z. B. COO-Delegates, SROs, Business Approvers, etc.). Der Umgang mit dem Senior Management wäre von Vorteil.
  • Ergebnisorientierte, hoch motivierte Person, die in der Lage ist, Eigenverantwortung zu übernehmen, selbstständig zu arbeiten sowie Teil eines Teams zu sein, das über Zeitzonen hinweg und unter Zeitdruck arbeitet.
  • Gute Kenntnisse in MS Word, MS Excel und MS PowerPoint

Kontakt: Stefan.fricke@db.com

Unsere Werte bestimmen das Arbeitsumfeld, welches wir schaffen möchten – vielfältig, wertschätzend und offen für verschiedene Meinungen. Nur eine Unternehmenskultur, die eine Vielzahl von Perspektiven, sowie kulturellen und gesellschaftlichen Hintergründen vereint, fördert Innovation. Wir setzten auf vielfältige Teams, in welchen die Menschen ihr volles Potential entfalten können – denn das Zusammenführen verschiedener Talente und Ideen spielt eine entscheidende Rolle für den geschäftlichen Erfolg der Deutschen Bank.

Unsere Unternehmenskultur setzt hohe ethische Standards und fördert ein gutes Miteinander. Unabhängig von kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, geschlechtlicher und sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Generation freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen.
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